# Kurumsal Satın Alma Süreci: Talepten Faturaya 7 Adım Satın alma talebi nasıl açılır, teklif nasıl değerlendirilir, sipariş ve fatura süreci nasıl kapanır? Kurumsal alımın yol haritası. Yayın: 2026-08-03 · Son güncelleme: 2026-08-31 · 3 dk okuma ## İçindekiler 1. Kısa cevap 2. 1. İhtiyacın tanımlanması 3. 2. Satın alma talebinin açılması 4. 3. Onay akışı 5. 4. Teklif toplama 6. 5. Değerlendirme ve sipariş 7. 6. Teslim alma ve kontrol 8. 7. Fatura ve kapanış 9. Süreci hızlandıran üç alışkanlık 10. Adım adım: hangi belge, hangi aşamada? 11. Sık Sorulan Sorular 12. İhtiyaç listenizi gönderin, teklifiniz 1 iş günü içinde hazır olsun. ## Kurumsal satın alma süreci nasıl işler? Süreç yedi adımdır: **ihtiyacın tanımlanması → satın alma talebi → tedarikçi seçimi ve teklif toplama → tekliflerin karşılaştırılması → onay → sipariş → mal kabul ve fatura.** Her adımın bir belgesi vardır: talep formu, RFQ, karşılaştırma tablosu, sipariş yazısı, irsaliye ve fatura. Belge eksikse adım tamamlanmamış sayılır; sonradan çıkan uyuşmazlıkların büyük kısmı atlanan belgeden doğar. Kurumsal dünyada satın alma, karta uzanıp ödemekle değil; **talep, onay, teklif, sipariş ve fatura** disipliniyle işler. Bu düzen bazen yavaş görünse de amacı nettir: bütçe kontrolü, şeffaflık ve denetlenebilirlik. Aşağıda, tipik bir kurumsal alımın yedi adımını ve her adımı hızlandıracak pratikleri bulacaksınız. ## 1. İhtiyacın tanımlanması Süreç, ihtiyacı yaşayan birimde başlar: şubedeki tükenmiş toner, sahadaki eksik baret, depodaki azalan streç film. Bu aşamada yapılacak en değerli iş, ihtiyacı **ölçülebilir şekilde** tanımlamaktır: ürün adı, teknik özellik, adet, istenen termin. “Yazıcı kartuşu lazım” yerine “HP 415A siyah toner, 4 adet, hafta sonuna kadar” diyen bir talep, sonraki tüm adımları kısaltır. ## 2. Satın alma talebinin açılması İhtiyaç, şirketin kullandığı kanaldan (ERP, e-posta, talep formu) satın alma birimine iletilir. İyi bir talep formu üç soruya net cevap verir: *ne, ne kadar, ne zamana?* Bütçe kodu ve masraf merkezi bilgisi bu aşamada eklenirse, muhasebe tarafında geri dönüş yaşanmaz. ## 3. Onay akışı Tutara ve kategoriye göre talep, yöneticiden veya bütçe sahibinden onay alır. Onay eşiklerinin (örneğin 5.000 TL altı tek onay, üzeri çift onay) önceden tanımlı olması, sürecin en sık tıkandığı bu adımı akıcı hale getirir. ## 4. Teklif toplama Satın almacı, onaylı talep için tedarikçilerden teklif ister. Burada iki yaklaşım vardır: her kalem için ayrı ayrı tedarikçi aramak ya da **çok kategorili tek bir tedarik firmasıyla** çalışıp listeyi toplu tekliflendirmek. Küçük ve orta tutarlı, çok kalemli alımlarda ikinci yol; tedarikçi araştırmasına harcanan saatleri ortadan kaldırdığı için toplam maliyette çoğu zaman daha avantajlıdır. > İpucu: Teklif isterken termin, teslim yeri, ödeme vadesi ve geçerlilik süresini de sorun. Fiyatı karşılaştırmak kolaydır; alımların gecikmesine yol açan şey genellikle netleşmemiş bu dört detaydır. ## 5. Değerlendirme ve sipariş Teklifler fiyat, termin, marka/kalite ve ödeme koşulları üzerinden karşılaştırılır. Seçilen teklife sipariş (PO) açılır. Sipariş yazısında teklif referansının, teslim adresinin ve fatura bilgilerinin yer alması, teslimat ve muhasebe aşamalarındaki sürprizleri önler. ## 6. Teslim alma ve kontrol Mal kabulünde sipariş–irsaliye–fiili teslim üçlüsü karşılaştırılır. Eksik veya hasarlı ürün varsa tutanakla kayıt altına alınır. Bu kontrolün ciddiyetle yapılması, fatura aşamasındaki uyuşmazlıkların neredeyse tamamını ortadan kaldırır. ## 7. Fatura ve kapanış Tedarikçi faturayı keser; muhasebe, sipariş ve mal kabul kayıtlarıyla eşleştirip (üçlü eşleştirme) ödemeyi vade planına alır. Dosya kapanır — ve döngü, bir sonraki ihtiyaçla yeniden başlar. ## Süreci hızlandıran üç alışkanlık - **Standart listeler:** Düzenli tüketilen ürünlerde onaylı ürün listesi oluşturun; her seferinde marka-model tartışması yaşanmasın. - **Tedarikçi konsolidasyonu:** Çok kalemli endirekt alımları tek tedarikçide toplayın; talep başına araştırma yükü düşsün. - **Periyodik ikmal:** Tüketimi öngörülebilir kalemleri (kırtasiye, hijyen, ikram) takvime bağlayın; talep-onay döngüsüne hiç girmesinler. AKSCO tam bu noktada devreye girer: ihtiyaç listenizi gönderirsiniz, tüm kalemleri tek teklifte toplar, onayınızla birlikte lokasyonlarınıza teslim ederiz. [İlk talebinizi oluşturmak için buraya tıklayın](https://aksco.com.tr/teklif-al/) — sürecin ne kadar sadeleşebileceğini ilk teklifte görün. ## Adım adım: hangi belge, hangi aşamada? Satın alma sürecinde belgeler | Adım | Belge | Kim üretir | Ne işe yarar | | --- | --- | --- | --- | | 1. İhtiyaç tanımı | Teknik şartname / kalem listesi | Talep eden birim | Ne alınacağını sabitler | | 2. Satın alma talebi | Talep formu | Talep eden birim | Talebi kayda alır, onay akışını başlatır | | 3. Teklif toplama | RFQ / teklif isteme yazısı | Satın alma | Herkese aynı soruyu sorar | | 4. Karşılaştırma | Teklif karşılaştırma tablosu | Satın alma | Kararı objektifleştirir | | 5. Onay | Onay kaydı / imza | Yetkili | Sorumluluğu belirler | | 6. Sipariş | Sipariş yazısı + sipariş onayı | Satın alma / tedarikçi | Termini ve koşulları bağlar | | 7. Mal kabul ve fatura | İrsaliye + fatura | Tedarikçi | Teslimi ve ödemeyi belgeler | Uyuşmazlıkların büyük bölümü 6. adımda doğar: sipariş yazısı gönderilip tedarikçiden yazılı onay alınmadan termin başlatılırsa, gecikme tartışmasında dayanak kalmaz. Süreçteki her adım için kullanılabilecek şablon ve araçlar: [talep formu şablonu](https://aksco.com.tr/bilgi-merkezi/satin-alma-talep-formu-sablonu/), [RFQ örneği](https://aksco.com.tr/bilgi-merkezi/teklif-isteme-yazisi-rfq-ornegi/), [tedarikçi skor kartı](https://aksco.com.tr/araclar/tedarikci-degerlendirme-skor-karti/). ## Sık Sorulan Sorular Bu akışın en çok hafife alınan adımı mal kabuldür. Tacirler arasındaki satışta ayıp ihbar süresi gün ile ölçülür — teslimde açıkça belli olan ayıpta iki, incelemeyle çıkan ayıpta sekiz gün — ve süre kaçırılırsa mal kabul edilmiş sayılır. Şirketinizin neden 6502 sayılı Kanun anlamında tüketici olmadığı, süreler ve mal kabul kontrol listesi [ayrı bir sayfada](https://aksco.com.tr/bilgi-merkezi/kurumsal-alimda-garanti-ve-ayip-ihbari/) yazılı. Satın alma talebi ile sipariş arasındaki fark nedir? Satın alma talebi iç bir belgedir: bir departman ihtiyacını satın alma birimine bildirir. Sipariş ise dışa dönük ve bağlayıcıdır: tedarikçiye verilen, fiyat, miktar ve termini bağlayan yazıdır. Talep onaylanmadan sipariş verilmemelidir. Kaç teklif toplanmalı? Rutin kalemlerde üç teklif yaygın ve yeterli bir uygulamadır. Tek kaynaklı veya çok özel kalemlerde teklif sayısını artırmak yerine aynı tedarikçiden alternatif/muadil istemek daha etkili sonuç verir. Mal kabulde nelere dikkat edilmeli? İrsaliye ile fiziksel sayımı karşılaştırmadan imza atmayın; ambalaj hasarını teslim anında irsaliyeye şerh düşün; belgeleri (CE, MSDS, garanti) sevkiyatla birlikte teslim alın. Sonradan eksik iddiası ispat edilmesi zor bir tartışmaya döner. Satın almanın 5 temel doğrusu nedir? Satın alma literatüründe yaygın olarak kullanılan çerçeve “beş doğru”dur: doğru kalite, doğru miktar, doğru zaman, doğru yer ve doğru fiyat. Kaynaklara göre “doğru yer” yerine “doğru kaynak/tedarikçi” sayıldığı da olur — çerçeve bir standart değil, bir hatırlatma listesidir. Pratikte en çok atlanan ikisi doğru miktar (perakende adet yerine ambalaj birimi) ve doğru yer (hangi şube, hangi kat, hangi saat aralığı) olur; ikisi de teklif aşamasında değil teslimatta sorun çıkarır. Şirketlerde satın alma departmanı ne iş yapar? Satın alma, ihtiyacı belirleyen taraf değildir — ihtiyacı tedarik eden taraftır. Başlıca işleri: talepleri toplayıp doğrulamak, tedarikçi bulmak ve değerlendirmek, karşılaştırılabilir teklif almak, fiyat ve vade görüşmek, siparişi vermek, termini takip etmek, mal kabul ve fatura mutabakatını yürütmek, tedarikçi kayıtlarını tutmak. Küçük şirketlerde bu işler ayrı bir departman yerine muhasebe veya idari işler bünyesinde tek kişide toplanır; işin içeriği değişmez, yalnızca ölçeği değişir. Satın alma sürecinde nelere dikkat edilmelidir? Beş nokta süreci taşır: (1) talep yazılı ve onaylı olsun — sözlü talep siparişe dönüştüğünde faturayı kimin sahiplendiği belirsiz kalır; (2) teklifler aynı kalem listesi üzerinden alınsın, yoksa karşılaştırma yanıltıcı olur; (3) fiyatın KDV dahil mi hariç mi olduğu her satırda net olsun; (4) stok ve teslim süresi sipariş öncesi yazılı teyit edilsin; (5) mal kabul kalem bazında ve tarihli yapılsın — tacirler arası satışta ayıp ihbarı süreleri teslimle başlar. Süreçte en çok nerede gecikme oluyor? İki yerde: eksik doldurulmuş talep formu (en az bir tur soru-cevap ekler) ve onay akışındaki belirsiz tutar eşikleri. Her ikisi de tamamen iç süreç kaynaklıdır ve tedarikçiden bağımsız olarak düzeltilebilir. ## İhtiyaç listenizi gönderin, teklifiniz 1 iş günü içinde hazır olsun. Teklif almak ücretsizdir ve sipariş yükümlülüğü doğurmaz. Mesai saatleri içinde gelen talepler aynı iş günü işleme alınır; mesai dışında gelenler ertesi iş günü sabah ilk sıraya girer. [Teklif Talebi Oluştur ](https://aksco.com.tr/teklif-al/) Hafta içi 09.00–18.00 arası gelen taleplere aynı iş günü dönülür --- AKSCO Ticaret ve Tedarik — https://aksco.com.tr AKSCO Ticaret ve Tedarik · Esentepe Mah. Talat Paşa Cad. No:5 İç Kapı No:1, Şişli/İstanbul Türkiye'nin 81 ili ve uluslararası sevkiyat info@aksco.com.tr · 0534 335 69 22