# Gıda ve İkram Ürünü Alımı Teknik Şartname Örneği 28 kalemlik hazır tablo; ambalaj birimi, gramaj, raf ömrü ve soğuk zincir maddeleriyle 12 maddelik şartname metni ve formüllü teklif cetveli. Yayın: 2026-08-18 · Son güncelleme: 2026-09-16 · 10 dk okuma ## İçindekiler 1. Kısa cevap 2. Şartname yazmak neden alımın en kritik yarım saati? 3. Şartnamede bulunması gereken 12 madde 4. Marka yazma tuzağı 5. Gıda ve İkram Ürünü kalem listesi ve teknik özellikler 6. Sık yapılan hatalar ve doğru yazımı 7. Birim fiyat teklif cetveli 8. Word ve Excel şablonlarını indirin ## Ofis ikram ve gıda alımı için teknik şartname nasıl yazılır? İkram alımında şartnamenin işi diğer kategorilerden farklıdır: burada teknik özellikten çok **birim ve ambalaj** belirleyicidir. “Çay” satırı, kimine 100’lük kutu, kimine 500’lük koli, kimine kilogram fiyatıdır — ve üç teklif karşılaştırılamaz. İkinci başlık **raf ömrü**dür: teslim anında kalan raf ömrünün en az ne kadar olacağı yazılmadığında, son kullanma tarihi yaklaşmış parti gönderilebilir. Üçüncüsü **teslim ve saklama**: soğuk zincir gerektiren kalemlerin nasıl geleceği ve teslim noktasında nasıl teslim alınacağı ayrı maddedir. ## Şartname yazmak neden alımın en kritik yarım saati? İkram kalemleri düşük birim fiyatlı ama yüksek tekrarlıdır; yıllık tüketim çarpanı yüzünden küçük birim farkları büyük tutarlara döner. Bir kutuda 100 poşet mi 200 poşet mi olduğunun yazılmaması, yıl sonunda iki katı fatura demektir. İkinci mesele tüketimin öngörülmesidir. İkram alımı çoğu kurumda “bitince alınır” biçiminde yürür; bu, hem acil sipariş primi hem de depoda ölü stok yaratır. Kişi sayısı ve çalışma günü üzerinden yıllık tüketim hesaplanıp tek şartnameyle yıllık alım yapmak, birim fiyatı belirgin biçimde düşürür. Üçüncüsü gıda güvenliğidir. Gıda kaleminde belge yalnızca formalite değildir: üretim izni, etiket bilgisi, alerjen beyanı ve son kullanma tarihi, ürünün kendisi kadar şartnamenin konusudur. Bu maddeler yazıldığında ürün değişmez ama tedarikçi havuzu netleşir. ## Şartnamede bulunması gereken 12 madde Bir malzeme alımı teknik şartnamesinde bulunması gereken maddeler | # | Madde | Ne yazılır | Atlanırsa ne olur | | --- | --- | --- | --- | | 1 | Konu ve kapsam | Hangi malzeme grubunun, hangi iş için alındığı | Teklif kapsamı tartışmalı hâle gelir | | 2 | Standartlara uygunluk | Atıf yapılan TS/EN/ISO numaraları, CE ve varsa ruhsat şartı; ürün bir arayüz standardına bağlıysa o da yazılır (IP kamerada ONVIF profili) | Belgesiz ürün gelir, muayenede reddedemezsiniz | | 3 | Marka ve model kuralı | Ölçülebilir teknik kriter; marka yazılacaksa “veya dengi” ve denklik ölçütü | Ya tek markaya kilitlenirsiniz ya da itiraz alırsınız | | 4 | Ambalaj ve etiketleme | Ambalaj birimi, üretim/parti bilgisi, Türkçe etiket | Dökme veya etiketsiz ürün gelir, sayım yapılamaz | | 5 | Raf ömrü | Teslimde kalan asgari raf ömrü oranı (örn. %75) | Son kullanma tarihi yaklaşmış parti gönderilir | | 6 | Güvenlik bilgi formu | Kimyasallarda güncel Türkçe GBF/SDS şartı | İSG denetiminde eksik belge olarak yazılır | | 7 | Numune | Hangi kalemlerden, ne zaman, ücretsiz | Kağıt üzerinde uyan ama işe yaramayan ürün alınır | | 8 | Teslim yeri ve süresi | Adres(ler), gün sayısı, nakliye ve boşaltmanın kime ait olduğu | Nakliye bedeli sonradan fatura edilir | | 9 | Kısmi teslim | İzinli mi, izinliyse irsaliye düzeni | Sipariş aylara yayılır, takip edilemez | | 10 | Muayene ve kabul | Komisyon, red hâlinde değişim süresi | Uygunsuz malı iade etmenin dayanağı kalmaz | | 11 | Garanti | Cihaz/alet kalemlerinde süre ve müdahale süresi | Arızada tamir süresi belirsizleşir | | 12 | Fiyat ve fatura düzeni | KDV hariç birim fiyat, teklif geçerlilik süresi, fatura düzeni | Teklifler karşılaştırılamaz hâle gelir | Bu on iki madde indirilebilir Word şablonunda hazır metin olarak yer alıyor; nokta nokta bırakılan yerleri doldurmanız yeterli. ## Marka yazma tuzağı [Şartname](https://aksco.com.tr/sozluk/#sartname) yazarken en çok yapılan hata, bilinen bir markanın ürün adını doğrudan tabloya yazmaktır. Sakıncası çift taraflıdır: tek markaya kilitlenen şartname o markanın bayisi dışında kimseden teklif alamaz, ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 12 nci maddesi şartnamede belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilmesine izin vermez — ancak teknik standart yoksa ya da teknik özellik belirlenemiyorsa, “veya dengi” ibaresiyle. Gıda ve ikramda marka alışkanlığı güçlüdür, istisnaya en çok burada başvurulmak istenir; oysa çay, kahve ve su tür, ambalaj birimi, gramaj ve teslimde kalan asgari raf ömrüyle eksiksiz tarif edilir. Bu malzeme grubunda somut örnek | Yazım | Sonuç | | --- | --- | | “Nescafé Gold 200 g” | Marka tarifi — tek bayiye kilitler, kanunun aradığı fırsat eşitliğini bozar | | “Hazır (granül) kahve, 200 g cam kavanoz, üretim ve son kullanma tarihi ambalajda, fincan başı 2 g kullanım kabulü” | Ölçülebilir teknik kriter — herkes aynı şeye fiyat verir, muayenede tartışma çıkmaz | Pratik kural: **marka adını sildiğinizde cümle anlamsızlaşıyorsa, o cümle teknik özellik değil marka tarifidir.** Yukarıdaki “Nescafé Gold 200 g” yazımında marka adını silin ve geriye ne kaldığına bakın: ya hiçbir şey kalır ya da ürünü tek başına tanımlamaya yetmeyen bir-iki değer. Alt satırda ise marka hiç yoktur; buna karşılık ne alınacağı tereddütsüz anlaşılır ve şartı sağlayan her tedarikçi aynı satıra fiyat verebilir. “Veya dengi” yazımının kanuni koşulları, denklik ölçütünün nasıl yazılacağı ve dört ayrı yazım biçiminin karşılaştırması [Teknik Şartname Örnekleri sayfasında](https://aksco.com.tr/sartname/#marka) ayrıntılı olarak anlatılıyor. ## Gıda ve İkram Ürünü kalem listesi ve teknik özellikler Aşağıda şablondaki **28 kalemin** ilk 14 tanesi örnek olarak gösteriliyor. Tamamı — marka içermeyen, kopyalanabilir teknik özellik metinleriyle — indirilebilir Word ve Excel dosyalarında yer alıyor. Gıda ve İkram Ürünü — örnek kalem satırları | Sıra | Malzemenin cinsi | Teknik özellikleri | Birimi | | --- | --- | --- | --- | | 1 | Çay, demlik poşet | Poşet ağırlığı 3,2 g (±0,2), kutu içi 100 poşet, kapalı ambalaj, üretim ve son kullanma tarihi ambalajda | Kutu | | 2 | Çay, dökme | Siyah çay, harman ve menşe ambalajda belirtilmiş, 1 kg ambalaj | Kg | | 3 | Bardak poşet çay | Poşet ağırlığı 2 g (±0,2), ipli ve etiketli, kutu içi 100 poşet | Kutu | | 4 | Bitki ve meyve çayı | Bardak poşet, ipli-etiketli, çeşit karışık kutu seçeneği, kutu içi 20 poşet | Kutu | | 5 | Hazır kahve (granül) | Cam kavanoz veya teneke, 100–200 g, fincan başı 2 g kullanım kabulü | Adet | | 6 | Filtre kahve | Öğütülmüş, vakumlu ambalaj, 250 g veya 1 kg, öğütüm inceliği ambalajda belirtilmiş | Adet | | 7 | Çekirdek kahve | Tam çekirdek, kavrum derecesi ambalajda belirtilmiş, 1 kg vakumlu ambalaj | Kg | | 8 | Kapsül kahve | Makine sistemine uyumlu kapsül, kutu içi adedi ve kahve gramajı belirtilmiş | Kutu | | 9 | Sütlü kahve / 3’ü 1 arada karışım | Tek kullanımlık stick, gramaj belirtilmiş, kutu içi 40–72 adet | Kutu | | 10 | Sıcak çikolata / salep karışımı | Tek kullanımlık stick veya toplu ambalaj, gramaj belirtilmiş | Kutu | | 11 | Damacana su | 19 litre, polikarbonat veya PET damacana, depozitolu, sebil uyumlu | Adet | | 12 | Pet şişe su | 0,33 / 0,5 / 1,5 litre, koli içi adedi belirtilmiş | Koli | | 13 | Maden suyu | Sade veya meyveli, 200–250 ml cam şişe veya kutu, koli içi adedi belirtilmiş | Koli | | 14 | Meyve suyu | 200 ml karton kutu veya 1 litre, meyve oranı ambalajda belirtilmiş | Koli | Şablonun tamamında 28 kalem var. Kurumunuzun ihtiyacı olmayan satırları silin, eksik olanları ekleyin; teknik özellik metinlerini kendi tolerans ve değerlerinize göre uyarlayın. ### Ambalaj birimi: ikram şartnamesinin can damarı Aşağıdaki tablo, üç teklifin neden karşılaştırılamadığını gösteren tipik satırları ve doğru yazımını içerir. Birim yazımı: yanlış ve doğru | Kalem | Belirsiz yazım | Karşılaştırılabilir yazım | | --- | --- | --- | | Demlik poşet çay | “Çay, kutu” | “Demlik poşet çay, poşet ağırlığı 3,2 g (±0,2), kutuda 100 poşet — birim: kutu” | | Bardak poşet çay | “Poşet çay” | “Bardak poşet, 2 g, ipli-etiketli, kutuda 100 poşet” | | Hazır kahve | “Kahve, kavanoz” | “Granül hazır kahve, … g cam kavanoz — birim: adet” | | Şeker | “Şeker, koli” | “Küp şeker, tek tek sarılı, … g/adet, kutuda … g — birim: kutu” | | Su | “Su, damacana” | “19 L damacana su — birim: adet; boş damacana iade/depozito koşulu belirtilmiş” | | Bardak | “Karton bardak” | “… oz/ml karton bardak, … g/m² karton, paket … adet, koli … paket — birim: koli” | Kural tek cümledir: **her satırda hem ambalaj içeriği hem de fiyatlanacak birim yazılır.** Teklif cetvelindeki birim, şartnamedeki birimle birebir aynı olmalıdır. ### Raf ömrü, etiket ve belge - **Kalan raf ömrü** — “teslim tarihinde toplam raf ömrünün en az %… kadarı kalmış olacaktır” biçiminde yazılır. Bu tek madde, ikram alımında en çok işe yarayan cümledir. - **Etiket** — üretim ve son kullanma tarihi, parti numarası, içindekiler ve alerjen bilgisi ambalaj üzerinde bulunacak. - **Alerjen beyanı** — ikram ürünlerinde (kuruyemiş, bisküvi, gofret) istenmesi yerinde olur. - **Ambalaj bütünlüğü** — ezik, yırtık veya açılmış ambalaj kabul edilmez maddesi. - **Muayene** — teslimde neye bakılacağı: ambalaj bütünlüğü, tarih, miktar, birim uyumu. ### Teslim, soğuk zincir ve periyot İkram alımının çoğu **periyodik teslim**le yürür: yıllık miktar sözleşmeye bağlanır, teslim aylık veya iki haftada bir yapılır. Bu düzen hem depo yükünü hem de raf ömrü riskini düşürür, ama şartnamede açıkça yazılması gerekir — teslim periyodu, çağrı usulü, asgari sipariş miktarı ve teslim noktaları. Soğuk zincir gerektiren kalem varsa (süt, süt tozu değil taze süt, hazır yiyecek) teslim aracının koşulu ve teslim saati ayrıca yazılır. Çok noktalı kurumlarda tüm noktaların tek sevkiyatla mı yoksa ayrı ayrı mı besleneceği, fiyatı doğrudan etkilediği için şartnameye girer; bu konunun genel çerçevesi [çok şubeli şirketlerde tedarik rehberimizde](https://aksco.com.tr/bilgi-merkezi/cok-subeli-sirketlerde-tedarik/). ## Sık yapılan hatalar ve doğru yazımı Şartnamede sık yapılan hatalar ve doğru yazımı | Sık yazılan | Sorun | Doğrusu | | --- | --- | --- | | “Çay, 50 kutu” | Poşet ağırlığı ve kutu içeriği yok | “Demlik poşet çay, poşet ağırlığı 3,2 g (±0,2), kutuda 100 poşet, 50 kutu” | | “Kahve” | Tür ve ambalaj yok | “Granül hazır kahve, … g cam kavanoz” veya “filtre kahve, öğütülmüş, vakumlu ambalaj, … g” | | “Karton bardak, 5.000 adet” | Hacim ve karton gramajı yok | “… ml karton bardak, … g/m² karton, … adet” | | “Bisküvi ikramlık” | Gramaj ve ambalaj yok | “Tek tek ambalajlı bisküvi, … g/adet, kutuda … adet; alerjen bilgisi ambalajda” | | “Taze ürün” | Raf ömrü ölçütü yok | “Teslim tarihinde toplam raf ömrünün en az %… kadarı kalmış olacaktır” | | “Aylık teslim” | Periyot ve çağrı usulü belirsiz | “Teslim ayda bir kez, ayın ilk … iş günü içinde; asgari sipariş miktarı …; teslim noktaları ekli listede” | Ortak kural: bir cümle ölçülemiyorsa şartname maddesi değildir. “Kaliteli”, “sağlam”, “birinci sınıf”, “piyasada bilinen marka” gibi ifadeler muayene aşamasında hiçbir işe yaramaz. ## Birim fiyat teklif cetveli Bu grupta cetvelde ilk karışan şey **ambalaj içi adet**: aynı çay satırı kimine kutu, kimine koli, kimine kilogram fiyatıdır; ambalaj içi adet yazılmadan üç teklif toplanamaz. Cetveli göndermeden önce bunu satır satır kontrol edin. Şartname *ne alınacağını* tanımlar; birim fiyat teklif cetveli *kaça alınacağını* karşılaştırılabilir hâle getirir. İkisini tek dosyada birleştirmek yaygın bir hatadır — tedarikçi şartname metnini de değiştirebilir hâle gelir. Aşağıdaki Excel’de dokuz sütunluk düzen kurulu ve tutar, KDV, genel toplam formüllüdür. Sütunların tek tek neden zorunlu olduğu ve en sık hangisinin karıştığı [Teknik Şartname Örnekleri sayfasında](https://aksco.com.tr/sartname/#cetvel) anlatılıyor. ## Gıda ve İkram Ürünü şartname ve teklif cetveli şablonları İki dosya: düzenlenebilir Word şartname ve formüllü Excel birim fiyat teklif cetveli. İkisi de aynı kalem listesini kullanır, bu yüzden satır numaraları birebir eşleşir. - [DOCX — Gıda ve İkram Ürünü teknik şartname örneği (Word) — 12 hazır madde + 28 kalemlik teknik özellik tablosu + onay bloğu. Doldurulacak alanlar nokta nokta bırakıldı.](https://aksco.com.tr/assets/docs/aksco-gida-teknik-sartname-ornegi.docx) - [XLSX — [Birim fiyat](https://aksco.com.tr/sozluk/#birim-fiyat) teklif cetveli (Excel) — Tutar, KDV ve genel toplam formüllü. İkinci sayfada şartnamenize kopyalayabileceğiniz kalem havuzu var.](https://aksco.com.tr/assets/docs/aksco-gida-birim-fiyat-teklif-cetveli.xlsx) Her iki dosya da **kayıt istemez, e-posta sormaz**, doğrudan iner. İndirdikten sonra bizden teklif almak zorunda değilsiniz — dosyayı kendi tedarikçinizle kullanmanız bizim için sorun değil. ## Şartname hazır — sırada ne var? Şartname ve cetvel hazırlandıktan sonra iş, aynı dosyayı birden fazla tedarikçiye aynı biçimde göndermeye gelir. Aynı cetveli dolduran üç teklif yan yana konulabilir; farklı formatta gelen üç teklif konulamaz. Kalemleri tek tek fiyatlandırmamızı isterseniz doldurduğunuz cetveli [teklif formundan](https://aksco.com.tr/teklif-al/) ya da WhatsApp’tan gönderin. Stok ve teslim süresi teyidi alınmadan fiyat vermiyoruz; bu yüzden dönüş biraz gecikirse sebebi budur. - [Diğer malzeme gruplarının şartname şablonları](https://aksco.com.tr/sartname/) - [Boş birim fiyat teklif cetveli (her alım için)](https://aksco.com.tr/araclar/birim-fiyat-teklif-cetveli/) - [Satın alma talep formu şablonu ve doldurma rehberi](https://aksco.com.tr/bilgi-merkezi/satin-alma-talep-formu-sablonu/) - [Kamu alımında usul belirleyici](https://aksco.com.tr/araclar/kamu-alim-usulu-belirleyici/) — tutarınız doğrudan temin, pazarlık usulü ve eşik değer sınırlarının hangisinin içinde? - [2026 parasal limitleri ve eşik değerler](https://aksco.com.tr/bilgi-merkezi/kamu-aliminda-parasal-limitler/) — madde numarasıyla, tarih damgalı ## Sık Sorulan Sorular İkram alımında yıllık sözleşme mi, tek seferlik alım mı daha iyi? Tüketimi düzenli olan kalemlerde (çay, kahve, şeker, bardak, su) **yıllık miktar + periyodik teslim** hemen her zaman daha ucuzdur: tedarikçi yıllık hacmi görür, birim fiyatı buna göre verir; kurum ise depoya yüklenmez ve raf ömrü riskini üstlenmez. Şartnameye yıllık tahmini miktar, teslim periyodu ve fiyat geçerlilik süresi yazılır. Tek seferlik alım yalnızca etkinlik/toplantı gibi olağandışı ihtiyaçlarda mantıklıdır. Gıda kaleminde hangi belgeleri istemeliyim? Asgari üç şey: ambalaj üzerinde **üretim ve son kullanma tarihi ile parti numarası**, **içindekiler ve alerjen bilgisi**, ve teslimde **kalan raf ömrü taahhüdü**. Bunların ötesinde istenecek belgeler (üretim izni, analiz raporu) kurumun kendi kalite politikasına ve alımın niteliğine bağlıdır; hangisinin teklifle, hangisinin sevkiyatla geleceğini şartnamede ayrı madde olarak yazın. ## Şartname yazımıyla ilgili ortak sorular Şartnameye marka yazabilir miyim? Kural olarak hayır: 4734 sayılı Kanunun 12 nci maddesi şartnamede belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilmesini yasaklıyor. İki istisna var — **ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması** veya **teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması**. Bu hâllerde “veya dengi” ifadesi eklenmek şartıyla marka belirtilebilir. Denklik ölçütünü de yazmak kanunen zorunlu değildir ama muayene aşamasındaki tartışmayı bitirir. Şablonu kendi kurumumuz için değiştirebilir miyim? Evet. Word dosyası düzenlenebilir; madde metinlerini, kalem satırlarını ve nokta nokta bırakılan alanları serbestçe değiştirebilirsiniz. Kaynak gösterme veya izin alma zorunluluğu yoktur, kayıt da istenmez. Bu sorular bütün malzeme gruplarında aynıdır. İdari şartname farkı, doğrudan temin kullanımı ve şablonun koşulları dâhil **beş sorunun tamamı [Teknik Şartname Örnekleri](https://aksco.com.tr/sartname/#sik-sorulan-sorular) sayfasında**. ## Kaynaklar 1. [4734 sayılı Kamu İhale Kanunu — Şartnameler (madde 12) ve ihale dokümanının içeriği (madde 27), Resmî Gazete 22.01.2002/24648](https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2002/01/20020122.htm) 2. Teknik şartname yapısı için referans alınan kamu belgeleri: üniversite idari ve mali işler daire başkanlıkları ile bilimsel araştırma projeleri birimlerinin yayımladığı mal alımı teknik şartnameleri ve birim fiyat teklif cetveli standart formları. Kaynakları nasıl seçtiğimiz, sayıları nasıl doğruladığımız ve tarihlerin ne anlama geldiği [yayın ilkelerimizde](https://aksco.com.tr/yayin-ilkeleri/) yazılı. Bir hata gördüyseniz [info@aksco.com.tr](mailto:info@aksco.com.tr) adresine yazın; doğrulanan hatalar düzeltilir. ## İlgili rehberler ### Gıda ve İkram Ürünleri Çay, kahve, şeker, su, bardak ve ikramlık ürünler. [Devamını okuyun](https://aksco.com.tr/urunler/gida-ve-ikram/) ### Ofis Mutfağı ve Çay Ocağı Çay makinesi, su sebili ve mutfak ekipmanı şartname örneği. [Devamını okuyun](https://aksco.com.tr/sartname/mutfak-ve-cay-ocagi/) ### İkram Tüketim Hesaplama Kişi ve gün sayısından yıllık çay-kahve-şeker tüketimi. [Devamını okuyun](https://aksco.com.tr/araclar/ikram-tuketim-hesaplama/) ## İhtiyaç listenizi gönderin, teklifiniz 1 iş günü içinde hazır olsun. Liste, fotoğraf veya Excel — nasıl kolaysa öyle gönderin. Standart kalemlerde çoğu teklif aynı iş günü çıkar. Özel üretim, ithalat veya 50+ kalemlik listelerde süre uzayabilir; ne kadar süreceğini talebi aldığımız gün yazılı olarak bildiririz. [Teklif Talebi Oluştur](https://aksco.com.tr/teklif-al/)[WhatsApp’tan Yazın](https://wa.me/905343356922) --- AKSCO Ticaret ve Tedarik — https://aksco.com.tr AKSCO Ticaret ve Tedarik · Esentepe Mah. Talat Paşa Cad. No:5 İç Kapı No:1, Şişli/İstanbul Türkiye'nin 81 ili ve uluslararası sevkiyat info@aksco.com.tr · 0534 335 69 22