Ticari Belge Saklama Süresi Hesaplayıcı

İki kanun, iki süre, aynı başlangıç

Tabloda dikkat çeken şey, iki başlangıç ifadesinin farklı yazılmış olmasına rağmen aynı güne gelmesidir: ikisi de ertesi yılın 1 Ocak’ında başlar. Bu yüzden bitiş tarihleri belge yılının 31 Aralık’ından sırasıyla 10 ve 5 yıl sonrasıdır. Ticari defterlerde ise TTK sayacı son kaydın yapıldığı ya da yılsonu tablolarının hazırlandığı yılın sonundan başlar (md. 82/6); bu çoğu zaman ertesi yıldır, araç bu yüzden defter seçiminde bitişi bir yıl ileri alır.

Başlangıcı bir yıl erken saymak

Uygulamada en sık yapılan hata, süreyi belgenin tarihinden saymaktır. Fark küçük görünür ama bir yıla kadar çıkar ve her zaman aynı yönde hata verir: belgeyi gereğinden erken imha edersiniz.

12 Şubat 2026 tarihli fatura
Yanlış sayım: 12 Şubat 2026 + 5 yıl → 12 Şubat 2031
Doğru sayım: 1 Ocak 2027 + 5 yıl → 31 Aralık 2031

Aradaki on ay, bir vergi incelemesinin tam da denk gelebileceği bir aralıktır. Aynı belge TTK tarafında 31 Aralık 2036’ya kadar saklanır — yani beş yıl dolduğunda o belgeyi imha etmek, ticaret hukuku bakımından hâlâ erkendir.

Pratik kural: saklama takviminizi belge tarihine değil yıla bağlayın. Arşiv kutularını “2026” diye etiketleyip 31 Aralık 2036’dan önce açmamak, tarih tarih hesap yapmaktan hem kolay hem güvenlidir.

Hangi belge hangi kapsamda?

Süre belgenin adından çıkmaz, kapsamdan çıkar. Üç durum vardır:

• Hem TTK hem VUK kapsamında — fatura, irsaliye, gider pusulası gibi kayıtların dayandığı belgeler ve ticari defterler, envanter, bilanço, finansal tablolar. Bağlayıcı süre 10 yıldır.
• Ticari mektuplar da her iki kanunda — alınan ticari mektuplar ve gönderilen mektupların suretleri TTK md. 82/1-(b) ve (c)’dedir; TTK md. 82/(2) ticari mektubu “bir ticari işe ilişkin tüm yazışmalar” diye tanımlar ve bu tanım e-postayı da kapsar. Bunlar VUK tarafında da kapsam dışı değildir: md. 241 gönderilen ve gelen mektupları “muhabere evrakı” olarak tanımlar ve md. 241, md. 253’ün gönderdiği üçüncü kısmın içindedir. Uygulamada en çok atlanan kalem budur.
• Defter tutma mecburiyeti olmayanlar — md. 232, 234 ve 235 uyarınca almak zorunda oldukları fatura, gider pusulası ve müstahsil makbuzları için VUK md. 254 beş yıl der ve süreyi tanzim tarihini takip eden takvim yılından başlatır. ⚠ Bu, TTK’dan muaf oldukları anlamına gelmez: TTK md. 82 “her tacir”i bağlar ve tacir sıfatı TTK md. 12’ye göre belirlenir — VUK’taki defter tutma mecburiyetiyle aynı şey değildir. Tacir olan bir kişi defter tutmasa da on yıllık süreye tabidir.

VUK’un beş yılı her zaman beş yıl değildir

Yukarıdaki hesap, VUK md. 253’ün düz hâlini uygular. Pratikte beş yıllık süre birkaç olağan durumda daha ileri bir tarihe kayar ve bazı hâllerde TTK’nın on yılını bile aşar:

• Amortismana tabi iktisadi kıymetler. Kıymetin alım belgesi, itfa süresi boyunca ve itfanın tamamlandığı yılı izleyen dönemde de gerekir; on yılda itfa edilen bir makinenin alım faturası on yıldan uzun süre saklanır.
• Geçmiş yıl zararları. Zararın mahsup edilebildiği yıllar boyunca, zararın oluştuğu döneme ait defter ve belgeler istenebilir.
• Devreden KDV. Devir sürdüğü sürece dayanak belgeler gerekir.
• Yıllara sari işler. İşin bittiği yıla göre hesaplanan zamanaşımı, belgelerin ilk yılına göre çok daha sonra dolar.
• Zamanaşımının durduğu hâller. Takdir komisyonuna sevk gibi durumlarda süre durur.

Bu yüzden araç bir taban tarih verir, tavan değil. Yukarıdakilerden biri varsa mali müşavirinizle o kaleme özel süreyi belirleyin; belgeyi yalnız araçtaki tarihe bakıp imha etmeyin.

Aynı sebeple sayfanın hiçbir yerinde “beşinci yılın sonunda vergi tarafı kapanır” demiyoruz — çoğu işletmede kapanmaz.

Elektronik ortamda saklamak

TTK md. 82/(3), açılış ve ara bilançoları, finansal tablolar ve topluluk finansal tabloları hariç olmak üzere birinci fıkrada sayılan belgelerin görüntü veya veri taşıyıcılarında saklanmasına izin verir — Türkiye Muhasebe Standartlarına da uygun olmak ve iki şartı sağlamak kaydıyla:

1. Okunur hâle getirildiklerinde, alınmış bulunan ticari mektuplar ve defter dayanaklarıyla görsel, diğer belgelerle içerik olarak örtüşsünler.
2. Saklama süresi boyunca kayıtlara her an ulaşılabilsin ve uygun bir süre içinde okunabilir hâle getirilebiliyor olsun.

İkinci şart göründüğünden ağırdır: on yıl boyunca okunabilir kalmak, dosya biçiminin ve ortamın da on yıl dayanması demektir. Açılamayan bir arşiv md. 82/(3)’ün aradığı şartı sağlamaz; buna bağlanacak sonuçlar (idari yaptırım ve defterlerin ispat gücü) ayrıca değerlendirilir — kanunda “saklanmamış sayılır” diye bir karine yoktur.

Hariç tutulan üç belge grubu (açılış ve ara bilançoları, finansal tablolar, topluluk finansal tabloları) için bu izin verilmemiştir: bunlar görüntü ya da veri taşıyıcısına aktarılıp aslı imha edilemez; asıl hangi ortamda düzenlendiyse o hâliyle saklanır. Kanun burada bir ortam adı vermez — “kâğıt” demez — yalnız izni sınırlar.

Belgeler yanar veya çalınırsa: zayi belgesi

TTK md. 82/(7) bunun için ayrı bir yol tanır ve süresi çok kısadır: yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet ya da hırsızlık sebebiyle kanuni saklama süresi içinde belgeler zayi olursa, tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren otuz gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir.

⚠ İnternetteki pek çok kaynak bu süreyi hâlâ “on beş gün” diye yazar. Yürürlükteki metinde süre otuz gündür; bu sayfadaki tüm süreler mevzuat.gov.tr’nin yürürlükteki konsolide metninden okunmuştur. Eski bir kaynağa bakıp on beşinci günde başvurmak zarar vermez, ama on beşinci günde “geçti” diye vazgeçmek verir.

Otuz günü kaçırmak, belgesizliğin sonuçlarını doğrudan tacirin üstünde bırakır. Kanun ayrıca bu davanın hasımsız açılacağını ve mahkemenin gerekli gördüğü delillerin toplanmasını da emredebileceğini belirtir.

Sel ya da yangın sonrası ilk iş genelde faaliyeti ayağa kaldırmak olur; zayi belgesi başvurusu bu telaşta kolayca kaçırılır. Afet planınıza tek satır olarak yazmaya değer.

İşletme kapanırsa, devredilirse ya da tacir ölürse

Saklama yükümlülüğü işletmeyle birlikte sona ermez. TTK md. 82/(8) üç hâli ayrı ayrı düzenler: gerçek kişi tacirin ölümü hâlinde yükümlülük mirasçılarına geçer; ticareti terk hâlinde defter ve kâğıtları saklama yükümlülüğü terk edenin kendisinde kalır; mirasın resmî tasfiyesi hâlinde ya da tüzel kişi sona ermişse defter ve kâğıtlar on yıl süreyle sulh mahkemesi tarafından saklanır.

Pratikte en çok atlanan ikincisidir: işletmeyi kapatmak, arşivi atmaya izin vermez. Unvan değişikliği, nevi değişikliği ya da şahıs işletmesinden şirkete geçiş planlıyorsanız, arşivin kime ve nereye taşınacağını geçiş planının bir maddesi yapın.

Süre dolunca imha zorunlu mu?

Hayır. Saklama süresi bir asgari süredir, üst sınır değildir; süre dolduğunda belgeyi imha etme zorunluluğu doğmaz; belge kişisel veri içermiyorsa imha serbestisi doğar. Devam eden bir dava, inceleme, garanti yükümlülüğü ya da uyuşmazlık varsa ilgili belgeler süre dolmuş olsa da saklanır.

Kişisel veri içeren belgelerde ise ters yönde bir baskı vardır: KVKK, verinin işlenme amacı ortadan kalktığında silinmesini, yok edilmesini veya anonim hâle getirilmesini arar. Bu iki gereklilik çatıştığında yol, belgeyi bütün olarak değil kalem kalem ele almaktır: ticari kayıt saklanırken, saklama sebebi kalmayan kişisel veri ayrıştırılır.

Bu sayfa bir hukuki görüş değildir; süreler kanun metninden aktarılmıştır. Sektörünüze özel daha uzun saklama yükümlülükleri (örneğin kamu ihalesi, gümrük, İSG kayıtları) ayrı mevzuatta bulunabilir.

Sık Sorulan Sorular