Ofis Sarf Bütçesi Nasıl Hesaplanır? Çalışan Başına Referans Değerler
Kırtasiyeden ikrama beş kalem grubunda kişi başı aylık normlar, dört adımlı hesap yöntemi ve bütçeyi şişiren üç alışkanlık.
Detaylı bilgiKısa cevap
Çok şubeli kurumlarda merkezi tedarik nasıl kurulur?
En verimli yapı genellikle merkezi sözleşme + doğrudan şube teslimi modelidir: fiyat ve tedarikçi merkezde sabitlenir, sipariş tek verilir, tedarikçi her şubeye ayrı irsaliyeyle doğrudan teslim eder ve fatura merkeze tek kesilir. Bu model merkez depo ve iç dağıtım maliyeti doğurmadan fiyat kontrolünü korur.
Şubede ihtiyaç çıkar, ama satın alma merkezdedir; şirket kartı yoktur, mutemet avansı sınırlıdır. Şube çalışanının “bir koli kağıt” için açtığı talep, merkez onayına ve tedarik organizasyonuna dönüşür. AKSCO tam bu akış için kuruldu: merkezi sözleşme, şubeden gelen talep, doğrudan şube teslimi.
Merkezle standartları ve fiyat listesini bir kez belirleriz; şubeleriniz ihtiyaçlarını bildirir, biz onaylı listeden lokasyon bazlı sevk ederiz. Fatura merkez unvanına tek olarak kesilir ve cari hesap tek noktada tutulur; lokasyon kırılımı faturanın ekinde tablo olarak verilir. Muhasebeniz ayrı fatura istiyorsa lokasyon bazlı faturalandırma da yapılabilir — tercihinizi sipariş öncesinde netleştiririz.
Şube sayısıyla değil, çalışan sayısıyla ölçeklenen dört yükümlülük
Çok lokasyonlu bir kurumda tedarik planı çoğu zaman “şube başına şu kadar” diye kurulur. Oysa aşağıdaki dört kalem şube sayısına değil, her lokasyondaki çalışan sayısına ve tehlike sınıfına bağlıdır — ve merkezi alımda en çok bu yüzden eksik çıkar.
| Konu | Sayısal şart | Dayanak |
|---|---|---|
| İlkyardımcı sayısı | Az tehlikeli: her 20 çalışan için 1 · tehlikeli: her 15 çalışana kadar 1 · çok tehlikeli: her 10 çalışana kadar 1 | İlkyardım Yönetmeliği, RG 29.07.2015 / 29429, Madde 19 |
| İlkyardımcı belgesinin ömrü | Geçerlilik 3 yıl; güncelleme eğitimi belgenin süresi dolmadan ÖNCEKİ 3 ay içinde alınır — alınmazsa belge geçersiz olur | İlkyardım Yönetmeliği’nin ilkyardımcı belgesini düzenleyen maddesi (RG 29.07.2015 / 29429). Kural 27.12.2025 / 33120 sayılı değişiklikle tersine döndü: eskiden süre bittikten SONRAKİ 3 ay içinde alınıyordu. Çok şubeli yapıda bu, her yıl tekrar eden bir eğitim bütçesi kalemidir |
| Acil durum destek elemanı | Arama-kurtarma-tahliye ve yangınla mücadele konularının her biri için ayrı ayrı: çok tehlikeli 30, tehlikeli 40, az tehlikeli 50 çalışana kadar en az birer kişi. Tatbikat yılda en az 1 | İşyerlerinde Acil Durumlar Hakkında Yönetmelik, RG 18.06.2013 / 28681, Madde 11 ve 13. 10’dan az çalışanı olan az tehlikeli işyerinde 1 kişi yeterlidir |
| İşaret levhasında renk oranı | Yasaklayıcı (daire): kırmızı ≥ %35. Uyarı (üçgen): sarı ≥ %50. Emredici (daire): mavi ≥ %50. Acil çıkış ve ilkyardım: yeşil ≥ %50. Yangınla mücadele: kırmızı ≥ %50 | Sağlık ve Güvenlik İşaretleri Yönetmeliği, RG 11.09.2013 / 28762, EK-2. Doğal ışığın zayıf olduğu yerde floresan renk, reflektör malzeme veya yapay aydınlatma da zorunludur |
Yüzlerce şubeye tek seferde levha alırken en sık atlanan teknik şart renk oranıdır; ucuz baskıda kırmızı alan çoğu zaman %35’in altına düşer.
Şubeli yapılarda en çok talep edilenler
- Ofis ve kırtasiye standart ikmali
- Çay-kahve ve ikram ürünleri
- Temizlik ve hijyen sarfları
- Yazıcı sarfları ve BT aksesuarları
- Şube açılış paketi (komple donanım)
- Mobilya yenileme ve tamamlama
- Klima ve ısıtıcı gibi sezonluk ürünler
- Tabela altı sarf ve teknik malzeme
Sık Sorulan Sorular
Diğer sektörler: Üretim ve Fabrikalar · Lojistik ve Depolar. Sektör sayfaları aynı kalemleri işin yapıldığı yere göre gruplar; malzeme başlığına göre bakmak isterseniz ürün kategorileri listesi, miktar kararı gereken kalemler için hesaplama araçları var. Tüm sahalar: sektörler.
Her şubeye ayrı ayrı teslimat yapılıyor mu?
Evet. Sipariş tek verilir, lokasyon bazlı dağılım tablosu eklenir; her şubeye kendi irsaliyesiyle sevkiyat yapılır. Şube adresi, teslim alacak kişi ve telefon bilgisi gecikmeyi önleyen kritik alandır.
Fatura tek mi kesiliyor?
Evet. Fatura merkez unvanına tek olarak kesilir; istenirse lokasyon kırılımı ek tablo olarak verilir. Cari hesap da tek noktada tutulur.
Şubeler kendi siparişini verebilir mi?
Kurguya bağlı. Merkezi sözleşme yapıldıktan sonra şubelerin belirlenen liste ve fiyatlarla kendi siparişini vermesi mümkündür; bu, hem operasyonu hızlandırır hem merkezi fiyat kontrolünü korur.
Şubeler arası tüketim farkını nasıl takip edebiliriz?
Karşılaştırmayı toplam tüketimle değil kişi başı tüketimle yapın. Ayrıntı için çok şubeli şirketlerde tedarik rehberimize bakabilirsiniz.
Yurt dışına sevkiyat yapıyor musunuz?
Evet. Türkiye’nin 81 iline teslimat yapıyor, yurt dışı sevkiyatları da organize ediyoruz. İhracat siparişlerinde teslim şekli teklif aşamasında Incoterms 2020 kurallarına göre belirlenir (EXW, FCA, CPT veya DAP); navlunu kimin düzenleyip ödeyeceği ve sorumluluğumuzun nerede bittiği teklifin üzerinde yazar. Menşe ülke, GTİP numarası ve varış ülkesinin istediği uygunluk belgeleri de aynı aşamada netleştirilir.
İhracat teklifine neler dâhil, neler değil?
Dâhil olanlar: ürünün kendisi, gerekliyse ihracat ambalajı ve anlaşılan teslim şeklinin tanımladığı noktaya kadar taşıma. Dâhil olmayanlar: varış ülkesindeki gümrük vergileri, harçlar ve yerel vergiler — bunlar alıcıya aittir. EXW, FCA, CPT ve DAP’ta nakliye sigortası otomatik değildir; istiyorsanız talebe yazın, teklifte ayrı satır olarak gösterilir. İhracat teslimlerinde KDV istisnası, gümrük çıkışı tamamlandığında uygulanır.
Bu soru tüm sektör sayfalarında aynıdır. Teslim kuralı, evrak seti ve ahşap ambalaj (ISPM 15) ayrıntıları yurt dışı sevkiyat rehberinde.
Neden AKSCO?
Merkezde tek sözleşme, şubede doğrudan teslim
- Standart ürün, her şubedeMerkezle bir kez onaylanan ürün ve fiyat listesi tüm lokasyonlarda geçerlidir; liste dışı ve özel talepler ayrıca fiyatlanır.
- Lokasyon bazlı sevkiyat81 ile sevkiyat; şube kapısına teslim ve nakliye koşulu teklifte lokasyon bazında yazılır, koli üstü şube etiketiyle.
- Konsolide faturaTek cari hesap; isterseniz şube/masraf merkezi bazlı ayrım.
- Şube açılış paketiYeni şube açılışlarında tek listede fiyatlanmış donanım listesi.
Kaynaklar
- İlkyardım Yönetmeliği — Resmî Gazete 29 Temmuz 2015, sayı 29429, Madde 19 ve 23
- İşyerlerinde Acil Durumlar Hakkında Yönetmelik — Resmî Gazete 18 Haziran 2013, sayı 28681, Madde 11 ve 13
- Sağlık ve Güvenlik İşaretleri Yönetmeliği — Resmî Gazete 11 Eylül 2013, sayı 28762, EK-2
Kaynakları nasıl seçtiğimiz, sayıları nasıl doğruladığımız ve tarihlerin ne anlama geldiği yayın ilkelerimizde yazılı. Bir hata gördüyseniz info@aksco.com.tr adresine yazın; doğrulanan hatalar düzeltilir.
Bu sektörde kurduğumuz model
Şubeli bir yapıda çalışma şöyle kurgulanır: kırtasiye, ikram ve temizlik kalemlerinde merkezle bir standart ürün listesi ve fiyat bir kez belirlenir; şubeler aylık ihtiyacını tek tabloyla merkeze bildirir; sevkiyat her şubeye kendi irsaliyesiyle yapılır, cari hesap ve fatura merkezde tek noktada kalır. Kaç lokasyona hangi sürede sevk edileceği, lokasyon listesi ve kalem adedine göre teklifin üzerinde yazar.
Bu sektörde öne çıkan ürün gruplarımız
Ofis ve Kırtasiye Malzemeleri
Fotokopi kağıdından tonere, ofisinizin tüm sarf ihtiyaçları.
Detaylı bilgiBilgisayar ve Teknoloji Ürünleri
Bilgisayar, monitör, yazıcı ve tüm BT donanım ihtiyaçları.
Detaylı bilgiTemizlik ve Hijyen Ürünleri
Endüstriyel temizlik kimyasalları, kağıt ürünleri ve hijyen sarfları.
Detaylı bilgiGıda ve İkram Ürünleri
Çay-kahve ikmalinden mutfak sarflarına ofis ikramı.
Detaylı bilgiİlgili rehberler
Kredi Kartı Olmadan Kurumsal Alım: Açık Hesap ve Vadeli Fatura Rehberi
Şirket kartı yoksa satın alma nasıl yapılır? Açık hesap, cari çalışma ve vadeli fatura düzeninin işleyişi.
Detaylı bilgiİhtiyaç listenizi gönderin, teklifiniz 1 iş günü içinde hazır olsun.
Teklif almak ücretsizdir ve sipariş yükümlülüğü doğurmaz. Mesai saatleri içinde gelen talepler aynı iş günü işleme alınır; mesai dışında gelenler ertesi iş günü sabah ilk sıraya girer.
Teklif Talebi Oluştur
Hafta içi 09.00–18.00 arası gelen taleplere aynı iş günü dönülür