Ofis Sarf Bütçesi Nasıl Hesaplanır? Çalışan Başına Referans Değerler

"Ofis giderlerine ne ayıralım?" sorusu, bütçe döneminin en el yordamıyla cevaplanan sorularından biridir: geçen yılın rakamına enflasyon eklenir, geçilir. Oysa ofis sarfı, kişi başı normlarla hesaplanabilen ender gider kalemlerindendir — çünkü tüketimi büyük ölçüde çalışan sayısı ve çalışma düzeni belirler.

Önce yöntem: 4 adımlı hesap

1. Kalem gruplarını ayırın. Tek torba "ofis gideri" yönetilemez. Pratik ayrım beşlidir: kırtasiye, kağıt-baskı, temizlik-hijyen, ikram (çay-kahve-su), küçük demirbaş ve sarf (pil, kablo, klavye gibi).
2. Kişi sayısını düzeltin. Hibrit çalışanları ofis günü oranıyla sayın: haftada 2 gün gelen çalışan, sarf tüketiminde ~0,4 kişidir. Ziyaretçi yoğun ofislerde (showroom, şube) ikram ve hijyene ziyaretçi payı ekleyin.
3. Kişi başı aylık norm × düzeltilmiş kişi × 12 formülüyle grup bütçelerini kurun; üzerine gruptan bağımsız sabitleri (yazıcı sözleşmesi, su sebili kirası gibi) ekleyin.
4. İlk 3 ayı ölçün, normu güncelleyin. Referans aralıklar başlangıç içindir; sizin gerçek normunuz 2-3 aylık fatura verisinden çıkar.

Referans aralıklar (kişi başı, aylık)

Aşağıdaki aralıklar, farklı sektörlerden müşteri taleplerinde gördüğümüz tüketim düzenlerinden derlenmiş başlangıç referanslarıdır (Ağustos 2026 fiyat düzeyi, KDV hariç). Sektör, ofis tipi ve politika farkları aralığın dışına taşırabilir — amaç ilk bütçeyi el yordamından kurtarmaktır.

• Kırtasiye (kalem, defter, dosya, arşiv): Standart ofiste 100-250 TL; evrak yoğun birimlerde (muhasebe, hukuk, saha raporlayan ekipler) 250-500 TL.
• Kağıt ve baskı sarfı: Ortalama ofis çalışanı ayda 200-400 yaprak basar; evrak yoğun rollerde 800+ yaprağa çıkar. A4 + toner birlikte kişi başı 80-300 TL bandı tipiktir. (En etkili tasarruf kalemi de budur: varsayılan çift yüzlü baskı tek başına kağıdı üçte bir azaltabilir.)
• Temizlik ve hijyen: Tuvalet kağıdı, havlu, sabun, yüzey temizleyiciler ve sarf; kişi başı 150-350 TL. Ziyaretçi trafiği ve bina tipi (klimalı plaza / atölyeli tesis) bandı belirler.
• İkram: Çay-kahve-şeker-su düzeninde 300-700 TL; filtre kahve ve ikram çeşidi arttıkça 700-1.200 TL'ye çıkar. Misafir ağırlayan katlarda ayrı bir "toplantı ikramı" alt bütçesi tutmak raporlamayı netleştirir.
• Küçük demirbaş ve BT sarfı: Klavye-mouse, kablo, pil, adaptör gibi kalemler düzensizdir; yıllık kişi başı 400-900 TL karşılığı bir havuz ayırıp aylık tahakkuk etmek en sağlıklısıdır.

Kabaca toplarsak: standart bir ofiste sarf bütçesi kişi başı aylık 700-1.800 TL bandında oluşur; evrak ve ziyaretçi yoğunluğu üst banda taşır. 40 kişilik bir ofis için bu, yıllık ~350 bin - 850 bin TL demektir — el yordamıyla geçiştirilmeyecek kadar büyük bir kalem.

Bütçeyi şişiren üç alışkanlık

• Serbest katalog: Herkes istediği kalemi isteyebiliyorsa çeşit patlar; 12 tür kalem, 5 tür defter stoklanır. Standart ürün listesi (her ihtiyaca 1-2 onaylı ürün) tek başına %10-20 tasarruf getirir.
• Sık ve küçük siparişler: Her hafta üç ayrı yere verilen küçük siparişlerin işlem ve teslimat maliyeti ürün fiyatına gizlenir. Aylık/iki haftalık toplu sipariş düzeni hem fiyatı hem operasyonu düzeltir — nasıl işlediğini tedarikçi konsolidasyonu yazısında anlattık.
• Ölçüsüz stok: "Bitmesin" kaygısı dolapları doldurur; para rafta bekler, son kullanma tarihli ürünler (ıslak mendil, bazı gıdalar) atılır. 4-6 haftalık stok tavanı pratik bir dengedir.

Bütçeden teklife

Bütçe kurulduktan sonra en verimli adım, standart listeyi yıllık hacimle birlikte fiyatlatmaktır: kırtasiye, hijyen ve ikram kalemlerinizi tek listede AKSCO'ya gönderin; kişi başı normlarınıza göre aylık teslimat düzeni ve sabit fiyat dönemiyle teklif verelim — bütçeniz yıl boyu öngörülebilir kalsın.

Sık Sorulan Sorular