e-Fatura ve e-İrsaliye: Tedarikçinizden Beklemeniz Gerekenler

Satın alma tarafında e-belge konusu genellikle muhasebeye havale edilir; oysa tedarikçinizin e-belge düzeni, sizin süreçlerinizin hızını ve denetim dosyanızın kalitesini doğrudan belirler. Kağıt irsaliyeyle gelen sevkiyatın kaydı elle girilir, kaybolan fatura mutabakatı kilitler, matbu belge iade süreçlerini uzatır. Bu rehber, e-Fatura/e-Arşiv/e-İrsaliye üçlüsünü satın almacı gözüyle özetliyor.

Üç belgeyi tek paragrafta ayıralım

e-Fatura, iki tarafı da GİB sisteminde kayıtlı mükellefler arasında, elektronik ortamda düzenlenip iletilen faturadır. e-Arşiv fatura, alıcısı e-Fatura mükellefi olmayanlara (veya nihai tüketicilere) kesilen elektronik faturadır. e-İrsaliye ise sevk irsaliyesinin elektronik halidir: mal yola çıkmadan düzenlenir, taşıma sırasında elektronik olarak ibraz edilir.

2026'da kimler zorunlu?

Bu yazının yayımlandığı Ağustos 2026 itibarıyla genel çerçeve şöyledir (eşikler Gelir İdaresi Başkanlığı düzenlemeleriyle güncellenir; güncel değerleri gib.gov.tr ve ebelge duyurularından teyit edin):

• e-Fatura: 2025 yılı brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler 1 Temmuz 2026 itibarıyla e-Fatura'ya geçmek zorundadır. E-ticaret, gayrimenkul, motorlu taşıt ticareti gibi bazı sektörlerde eşik çok daha düşüktür (500 bin TL); konaklama gibi bazı faaliyetlerde ciro şartı hiç yoktur.
• e-Arşiv: 1 Ocak 2026'dan itibaren bilanço esasına göre defter tutan mükellefler için tutar sınırı olmaksızın e-Arşiv fatura düzenleme zorunluluğu başlamıştır; diğer mükelleflerde belirli tutarın üzerindeki faturalar için geçerlidir.
• e-İrsaliye: Ciroya ve sektöre bağlı eşiklerle yaygınlaşmaya devam ediyor; demir-çelik gibi sektörlerde eşik 10 milyon TL'ye inmiş durumda. Orta ölçeği aşan her tedarikçinin e-İrsaliye kullanabiliyor olması artık makul bir beklentidir.

Pratik sonuç: kurumsal ölçekte mal satan bir tedarikçinin 2026'da e-belge dışında kalması giderek istisnalaşıyor. Hâlâ matbu fatura kesen bir tedarikçi, ya çok küçük ölçekte çalışıyordur ya da dijital süreçlere yatırım yapmamıştır — ikisi de değerlendirmenizde veri olmalıdır.

Alıcı olarak size ne kazandırır?

• Kayıt otomasyonu: e-Fatura XML (UBL-TR) formatında gelir; ERP/muhasebe yazılımınız kalemleri elle girmeden işler. Sipariş-fatura eşleştirmesi otomatikleşir.
• Kaybolmayan belge: Fatura GİB sistemi üzerinden iletilir; "fatura elimize ulaşmadı" mazereti ve ikinci nüsha trafiği biter.
• Sevkiyat görünürlüğü: e-İrsaliye, malın yola çıktığını belgeleriyle birlikte önceden görmenizi sağlar; mal kabulde irsaliye-koli karşılaştırması hızlanır, kısmi kabul/red elektronik yanıtla kayda geçer.
• Denetim dosyası: Fatura + irsaliye + sipariş üçlüsü elektronik ve eşleşmiş durursa, iç denetim ve YMM incelemeleri saatler değil dakikalar alır.
• Arşiv yükünün bitmesi: Yasal saklama süresi boyunca klasör depolamak yerine elektronik arşiv — şube sayısı arttıkça bu fark büyür.

Tedarikçinize sormanız gereken 6 soru

1. "e-Fatura mükellefi misiniz?" — Değilse, e-Arşiv düzeninin nasıl işlediğini ve ne zaman geçeceklerini sorun.
2. "Faturada sipariş/talep referansımız yer alacak mı?" — Sipariş no, şantiye/şube adı, maliyet merkezi gibi alanların faturaya işlenmesi, sizin tarafta otomatik eşleştirmenin ön şartıdır.
3. "Sevkiyatlar e-İrsaliye ile mi gelir?" — Değilse matbu irsaliyenin en geç fatura ile birlikte dijital kopyasının iletilmesini isteyin.
4. "Kalem yapısını listemize göre düzenler misiniz?" — 80 kalemlik bir siparişin tek satır 'muhtelif malzeme' olarak faturalanması, e-belgenin bütün otomasyon değerini sıfırlar. Kalem kalem fatura, pazarlık konusu bile olmamalıdır.
5. "İade ve fark durumlarında süreç nedir?" — e-Fatura'da ret/itiraz süreleri sınırlıdır; teslim kontrolünüzü buna göre hızlandıracak bir düzen isteyin.
6. "Cari mutabakatı hangi dönemde, hangi kanaldan yaparız?" — Aylık elektronik mutabakat (BA/BS uyumu dahil) vadeli çalışmanın sigortasıdır.

AKSCO düzeni

AKSCO'da tüm satışlar e-belge düzeninde ilerler: kalem bazlı e-Fatura/e-Arşiv, sevkiyatta irsaliye disiplini, faturada sipariş ve şube referansları, dönemsel cari mutabakat. Açık hesap ve vadeli fatura rehberimizle birlikte okuyun; çalışma modelimiz zaten bu düzenin üzerine kuruludur. İlk siparişinizde görmek için bir talep gönderin — teklif aşamasından faturaya, her belge kalem kalem ve elektronik gelsin.

Not: Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır; eşikler ve tarihler mevzuatla değişebilir. Kendi mükellefiyet durumunuz için mali müşavirinize, güncel eşikler için GİB duyurularına başvurun.

Sık Sorulan Sorular