Sempozyum ve Kongre Bütçesiyle Alım: 2223-B, Belge, Liste

Para hangi kaynaktan geliyor

Kaynak: TÜBİTAK 2223-B ve 2223-C program sayfaları; KSÜ Bilimsel Etkinlik Projeleri Destekleme Yönergesi (Senato 23.10.2019); Doğrudan Temin Yöntemiyle Yapılacak Alımlara İlişkin Tebliğ md. 4/2. Kayıt ücretinin yattığı hesap üniversiteden üniversiteye değişir: Dokuz Eylül Üniversitesi Tıp Fakültesi, dekanlık aracılığıyla düzenlenen ücretli etkinliklerde döner sermayeyi; Gazi Üniversitesi yönergesi etkinlikle ilgili ücret işlemlerinde (sponsorluk, stant ücreti vb.) iktisadi işletme hesabını gösterir.

Tablonun alıcıya söylediği iki şey var. Birincisi: BAP her üniversitede etkinlik düzenlemeyi karşılamaz. Bazı üniversitelerin BAP yönergeleri yalnız etkinliğe katılımı destekler; bazıları düzenlemeyi ayrı bir yönerge ya da program türüyle destekler (ör. Kahramanmaraş Sütçü İmam Üniversitesi). Kendi üniversitenizin BAP birimine sorun.

İkincisi: faturanın kimin adına düzenleneceğini paranın kaynağı belirler, sizin tercihiniz değil. 2223-B’de TÜBİTAK’ın “Harcamalar Yapılırken Dikkat Edilecek Hususlar” notu açıktır: faturalar “başvuru sahibi adına ve etkinliğin adının belirtilerek” düzenlenir ve faturada yaptırılan işin cinsi yazılır. Siparişte yürütücünün fatura bilgilerini ve etkinliğin tam adını yazılı verirseniz faturayı bu bilgilerle düzenleriz. Kurum bütçesi ya da kayıt ücretinden yapılan alımda ise muhatap o birimdir.

2223-B’de desteklenen kalemler

TÜBİTAK 2223-B program sayfası organizasyon giderlerini adıyla sayar: “Bildiri-özet kitabı, CD yazım-basımı, afiş, duyuru, broşür, etkinlik programı, yaka kartı, katılım belgesi, not çoğaltma (fotokopi), bloknot, kalem, USB bellek, teknik araç-gereç kiralama, salon kiralama, ikram gideri, reklam-tanıtım giderleri vb.” Bunlar etkinlik limiti aşılmamak üzere fatura karşılığı desteklenir; davetli konuşmacıların yol giderleri de destek kapsamındadır. Liste “vb.” ile bittiği için kapalı değildir; adıyla geçmeyen bir kalemin kabul edilip edilmeyeceğine program karar verir.

TÜBİTAK’ın harcama notu iki kesin sınır daha koyar: “Demirbaş alımları ödenmemektedir” ve verilen destek tutarları KDV dahildir. Kongre çantası ve hediyelik eşya gibi adıyla geçmeyen kalemler için karar vermeden önce programa yazılı sorun; programın 2018 tarihli eski çağrı metni promosyon amaçlı giderlerin desteklenmediğini açıkça yazıyordu.

Bir de alım yasağı var: 2223-B yükümlülüklerine göre etkinlik yürütücüsünün, bilim ve düzenleme kurulu üyelerinin ve etkinlikte sunum yapacak kişilerin kendilerinin ya da birinci derece akrabalarının sahibi veya ortağı olduğu ticari işletmelerden alım yapılamaz.

Program ayrıca kurum içi etkinlikleri, kişisel etkinlikleri ve eğitim etkinliklerini desteklemez. Çağrı duyurusu kişisel etkinliği “kişinin kendi çabaları ve bağlantılarıyla düzenlenen, kurum içi veya kurum dışı herhangi bir desteği bulunmayan, öz geliri sadece kayıt ücretinden oluşan etkinlik”, kurum içi etkinliği ise düzenleme kurulunda en fazla iki farklı kurumdan bilim insanının yer aldığı etkinlik olarak tanımlar.

Basılı her işte TÜBİTAK adı

2223-B program sayfası açıktır: “Desteklenen etkinliklerin tüm yazılı ve basılı materyallerinde TÜBİTAK isminin kullanılması zorunludur.” Program ayrıca her türlü duyuru ve yayında TÜBİTAK desteğinin belirtilmesini ve logonun TÜBİTAK’ın internet sayfasındaki şekil ve standartlara uygun kullanılmasını ister. Bu, afişten yaka kartına, programdan katılım belgesine kadar basılan her şeyi kapsar.

Sık görülen risk, farklı işlerin farklı matbaalara gitmesidir: afişte TÜBİTAK adı vardır, yaka kartında unutulmuştur. Basılı işlerin tamamı tek elden geçtiğinde her baskı dosyası basımdan önce aynı kontrol listesinden geçer. Biz baskıdan önce her dosyayı size onaylatırız; TÜBİTAK adı, destek ibaresi ya da logo eksikse onaydan önce söyleriz.

Önce harcanır, sonra ödenir: belge sırası

1. Etkinlikten önce: listeyi kalem, adet ve teslim günüyle çıkarın; faturanın kimin adına ve hangi bilgilerle düzenleneceğini yazılı belirleyin.
2. Teklif: kalemler tek tek, KDV ayrı satırda. TÜBİTAK destek tutarları KDV dahil olduğundan limiti KDV dahil toplamla izleyin.
3. Teslim: basılı işler ve sarf, etkinlik gününden önce salona ya da bölüme teslim edilir; koli listesi hangi kutuda ne olduğunu gösterir.
4. Fatura: teslimle birlikte, başvuru sahibi adına, etkinlik adı ve işin cinsi yazılı. Faturaların 30 günlük yükleme süresi dolmadan elinizde olması gerekir.
5. Etkinlikten sonra: izleme belgeleri, faturalar ve kesin hesap formu sisteme yüklenir; kesin hesaba faturadaki tutarlar yazılır. Destek uygun bulunduktan sonra hesabınıza yatar; TÜBİTAK ödemede gelir ve damga vergisi kesintisi yapılacağını belirtir.

2223-B’de belgeler etkinliğin bitiş tarihinden ya da destek sonuç açıklama tarihinden sonraki 30 gün içinde yüklenir. Mazeret BİDEB’e yazılı bildirilip uygun bulunursa geç yükleme mümkündür, ama bu süre etkinliğin bitişinden itibaren 6 ayı geçemez.

Etkinlik alım listesi

Üçüncü sütun, TÜBİTAK program sayfasındaki listenin adıyla eşleştirmedir; liste “vb.” ile bittiği için “hayır” kalemin kesin olarak reddedileceği anlamına gelmez. Salon ve teknik araç-gereç kiralaması da listededir; biz bu ikisini sağlamıyoruz.

Kamu kurumu adına yapılan alımlarda ek kurallar

Alım bir kamu kurumu adına yapılıyorsa — kurumun kendi bütçesi ya da kayıt ücretinin yattığı, devlet üniversitesinin döner sermaye işletmesi gibi bir kamu hesabı — iki çerçeve daha devreye girer. Birincisi alım usulüdür: 4734 sayılı Kanun’un 22/d bendiyle yapılan doğrudan teminde, Doğrudan Temin Tebliği’ne göre onay belgesi düzenlenmesi ve “piyasada fiyat araştırması yapılması” zorunludur. Kanun’un 5. maddesi alımların eşik değerlerin altında kalmak amacıyla kısımlara bölünmesini, Tebliğ’in 14. maddesi de ihale usulüyle alınması gereken ihtiyaçların parasal limitlerin altında kalacak şekilde bölünerek doğrudan temin edilmesini yasaklar.

İkincisi tasarruf tedbirleridir. 2024/7 sayılı Cumhurbaşkanlığı Tasarruf Tedbirleri Genelgesi (Resmî Gazete 17.05.2024, sayı 32549) kamu kurumlarının konferans, sempozyum ve toplantılarında uzaktan erişimi esas alır; yüz yüze yapılması zorunluysa kamu tesislerinin kullanılmasını ister. Uluslararası toplantılar ve millî bayramlar dışında bu tür organizasyonlar nedeniyle kokteyl, yemek ve benzeri davet düzenlenmemesini ve hediye verilmemesini; ajanda, takvim, plaket, hatıra, hediye ve eşantiyon gibi malzemelerin kaynağına bakılmaksızın alınmamasını, basılmamasını ve dağıtılmamasını öngörür. Genelgenin kurumunuza ve bütçe kaleminize nasıl uygulandığını strateji geliştirme biriminiz söyler; bir kalemi listeye koymadan önce sorun.

Bu sayfa bu kısıtların yorumunu yapmaz. Bizim yapabileceğimiz, listedeki her kalemi ayrı satırda ve gerçek adıyla yazmaktır; hangi kalemin hangi bütçeden karşılanacağına kurum karar verir.

Düzenleme kurulunun yükü nerede azalır

Bir sempozyumun alım listesi kırtasiyeden baskıya, ikramdan tekstile uzanır. Kalemler ayrı satıcılara dağıldığında her satıcı ayrı bir teklif, ayrı bir teslim günü, ayrı bir fatura demektir; kesin hesap formu da o kadar satırla dolar. İşi genellikle düzenleme kurulunun sekreteri ya da bir araştırma görevlisi yürütür — ders ve araştırmanın yanında.

Liste tek tedarikçide toplandığında kural değişmez; değişen, ürünü bulma, fiyatlama ve etkinlik gününe yetiştirme işinin kimde olduğudur.

Yapmadığımız şeyler

• Salon, teknik ekipman kiralaması ve organizasyon hizmeti vermeyiz. Malzeme, baskı ve ikram sarfı tedarik ederiz.
• Karşılaştırma teklifi hazırlamayız, başka firmalardan sizin adınıza teklif toplamayız. Kurumunuz piyasa fiyat araştırması yapacaksa bizim teklifimiz o araştırmanın yalnızca bir satırıdır.
• Listede olmayan bir kalemi listedeki bir kalemin adıyla faturalamayız. Bir çanta faturada “kırtasiye” diye yazılmaz.
• TÜBİTAK ya da üniversite adına işlem yapmayız. Bu sayfa programların kendi belgelerini aktarır; kendi yorumlarımızı ayrıca belirttik. Bağlayıcı olan programın ve kurumunuzun kararıdır. Sayfa son olarak 24 Eylül 2026’da kontrol edildi.

Sık Sorulan Sorular