Tek Kaynak Riski ve İkinci Kaynak Hesaplayıcı

Beklenen maliyet nedir, tahminden farkı ne?

“Bu tedarikçi bizi yarı yolda bırakırsa çok kötü olur” cümlesi bir karar üretmez, çünkü karşısına konacak bir sayı yoktur. Beklenen maliyet tam olarak o sayıyı üretir: olmayabilecek bir olayın bugünkü yıllık karşılığı.

Beklenen yıllık kesinti maliyeti = Kesinti olasılığı × Kesinti süresi (gün) × Günlük bedel (TL/gün)

Üç girdinin de kendi zorluğu var. Olasılık ölçülmez, tahmin edilir — ama tahmin edilebilir: geçen yıl kaç sevkiyat gecikti, tedarikçi kaç kez “stok yok” dedi, üretim tek fabrikada mı, ithalat tek limandan mı geliyor. Süre genelde hafife alınır: yeni tedarikçi bulmak değil, onaylatmak uzun sürer. Günlük bedel ise çoğu firmada zaten bilinir — duruş maliyeti, gecikme cezası ya da acil alımda ödenen fark.

Hesaplayıcının en kullanışlı çıktısı sonuç değil başabaş olasılıktır: “kesinti ihtimali %X’in üstündeyse ikinci kaynak kazandırır”. Kendi tahmininizin o eşiğin hangi tarafında kaldığını söylemek, soyut bir yüzdeyi savunmaktan kolaydır.

Risk matrisi: hangi kalem hangi hücrede

Bütün kalemler için ikinci kaynak kurulmaz — kurulursa satın alma ekibi ikinci kaynakları yaşatmakla meşgul olur ve asıl işi yapamaz. Kalemleri iki eksende ayırmak, çabayı doğru yere yöneltir: kesintinin etkisi ve alternatif bulma kolaylığı.

Matris bir mevzuat hükmü değil, çabayı önceliklendirmek için kullanılan bir karar çerçevesidir. Sağ alt hücreye düşen kalem sayısı çoğu firmada sanıldığından azdır — önce listeyi çıkarın, sonra hesabı yalnız o kalemler için yapın.

İkinci kaynağın görünmeyen maliyetleri

Kurulum bedeli genelde doğru tahmin edilir; yaşatma bedeli atlanır. İkinci kaynak bir defa kurulup rafa kaldırılan bir şey değildir — kullanılmadıkça körelir.

• Bölünen hacimde kaybedilen iskonto. Aynı toplam alım iki tedarikçiye bölününce ikisinde de kademe düşer. Bu, genelde en büyük kalemdir ve faturada görünmediği için hesaplanmaz.
• İkinci kalite dosyası. Numune, test raporu, sertifika takibi ve denetim ikiye katlanır; her yıl yenilenir.
• Canlı tutma siparişi. Hiç sipariş verilmeyen bir ikinci kaynak, ihtiyaç anında “sizi tanımıyoruz” der. Yılda bir küçük siparişin bedeli, ikinci kaynağın abonelik ücretidir.
• İki farklı ürün. İki tedarikçinin malı birebir aynı değilse depoda, üretimde ve şartnamede iki ayrı kayıt doğar; muadil farkı bir kez yazılıp unutulmaz.

Buna karşılık ikinci kaynağın fiyat tarafında bir getirisi de vardır ve hesapta çoğu zaman eksik kalır: gerçek bir alternatifin varlığı, birinci tedarikçinin fiyat artışını sınırlar. Bu getiri ölçülemediği için hesaplayıcıya konmadı — ama karar verirken net etkiyi lehte etkilediğini bilerek okuyun.

“İki kaynak” her zaman iki kaynak değildir

İki tedarikçinin aynı anda düşme olasılığını hesaplamanın kolay yolu ikisini çarpmaktır — %15 × %15 = %2,25. Bu çarpım yalnızca iki kaynağın birbirinden bağımsız olması hâlinde doğrudur ve satın almada çoğu zaman değildir.

• İkisi de aynı üreticinin bayisi olabilir — kesinti üreticide olduğunda ikisi birden düşer.
• İkisi de aynı ülkeden, aynı limandan ithal ediyor olabilir; gümrük ya da navlun krizi ikisini birden vurur.
• İkisi de aynı hammaddeye bağlı olabilir; hammadde darlığında alternatif diye tuttuğunuz kaynak da yoktur.
• İkisi de aynı belgeye bağlı olabilir — ithalat izni ya da ruhsat askıya alındığında ikisi de veremez.

Bu yüzden hesaplayıcı iki kaynaklı olasılığı kendisi çarpmaz, size sorar. Yukarıdaki maddelerden biri bile geçerliyse, girdiğiniz “kalan olasılık” çarpımın verdiği sayıdan belirgin biçimde yüksek olmalıdır.

⚠ Aynı sebeple ikinci kaynağı seçerken farklı olduğu yeri arayın: farklı üretici, farklı ülke, farklı liman ya da farklı hammadde. “İkinci bir isim” bulmak risk azaltmaz; farklı bir yol bulmak azaltır.

İkinci kaynak yerine kullanılabilecek üç ucuz önlem

Hesap “değmez” dediğinde yapılacak şey riski görmezden gelmek değildir. Üç önlem, gerçek bir ikinci kaynağın maliyetinin çok altında kalır ve matrisin sağ alt hücresi dışındaki her yerde yeterlidir.

1. Onaylı yedek (sipariş vermeden). İkinci tedarikçi belirlenir, numunesi onaylanır, güncel fiyat ve termini yazılı alınır — ama sipariş verilmez. Maliyeti neredeyse sıfır, geçiş süresini haftalardan günlere indirir.
2. Hedefli emniyet stoğu. Bütün kalemlerde değil, yalnız matrisin sağ sütunundaki (alternatifi az) kalemlerde. Kesinti süresini değil etkisini düşürür.
3. Sözleşmeye termin ve bildirim maddesi. Tedarikçinin stok tükenmesini önceden bildirme yükümlülüğü, kesinti süresini kısaltan en ucuz tedbirdir; bedeli bir cümledir.

Biz bunu nasıl yapıyoruz

AKSCO tarafında bu hesap ters yönden de çalışır: bir kalemi tek kaynaktan verebiliyorsak, teklifte bunu yazıyoruz — çünkü alıcının riski bizim de riskimizdir. Kritik kalemlerde sipariş öncesi yazılı stok ve termin teyidi alıyor, muadili kabul edilen kalemlerde ikinci bir kanalı önceden fiyatlıyoruz.

Talebinizde tek kaynağa bağlı bir kalem varsa teklif isterken belirtin; alternatifi olan ve olmayan kalemleri ayırıp ikisini ayrı termine bağlarız.

Sık Sorulan Sorular