Tedarikçi Değerlendirme Formu: Örnek Yapı ve Kriterler
Künye, ağırlıklı puanlama tablosu ve karar bloğu — kopyalanabilir form yapısı, sekiz kriter, puan karşılıkları ve veto kriterleri.
Tedarikçi değerlendirme formunda ne olmalı?
Kullanışlı bir tedarikçi değerlendirme formu üç bölümden oluşur: künye (firma bilgileri, yasal kimlik, iletişim), puanlama tablosu (ağırlıklı kriterler, 1–5 puan) ve karar bloğu (skor, onay durumu, değerlendiren, tarih). Kriter seti sektörden bağımsız olarak büyük ölçüde sabittir; değişen şey ağırlıklardır. Ağırlıklar teklifler görülmeden önce sabitlenmelidir.
Ücretsiz tedarikçi değerlendirme formu — Word ve Excel
İki format, iki farklı iş için. Excel sürümü hesabı kendisi yapar: ağırlıklı skor, karar önerisi ve veto sonucu otomatik çıkar, üç tedarikçiyi yan yana karşılaştıran ikinci bir sayfası vardır. Word sürümü basılıp imzalanmak ve tedarikçi dosyasında saklanmak içindir — puan karşılıkları (1 ve 5 neye denk geliyor) tablonun içinde yazılıdır. Kayıt istemez.
- DOCXTedarikçi Değerlendirme Formu (Word)Basıp imzalatmaya hazır · künye tablosu · 8 kriterli ağırlıklı puanlama, her kriter için 1 ve 5 puan tanımı · skor bandı tablosu · 5 maddelik veto kontrolü · değerlendiren ve onaylayan imza bloğu
- XLSXTedarikçi Değerlendirme Formu (Excel)Künye bloğu · 8 kriterli ağırlıklı puanlama · otomatik skor ve karar · 5 maddelik veto kontrolü · 3 tedarikçi karşılaştırma sayfası
Form neden gerekli?
Tedarikçi değerlendirme formu iki işi birden yapar. Kararı objektifleştirir: herkes aynı kriterlerde, aynı ölçekte puanlar. Ve kararı belgelendirir: altı ay sonra “neden bu tedarikçiyle çalıştık” sorusunun tarihli, imzalı cevabı olur.
İkincisi çoğu zaman hafife alınır. Bir teslimat sorunu yaşandığında ya da kalite sistemi tetkikinde tedarikçi seçim gerekçesi istendiğinde, hafızaya dayalı açıklama yeterli olmaz.
Bölüm 1 — Tedarikçi künyesi
| Alan | Neden gerekli |
|---|---|
| Ticari unvan (resmi) | Sözleşme ve fatura eşleşmesi |
| Vergi dairesi ve VKN | Yasal kimlik doğrulaması |
| Adres | Teslim ve tebligat |
| Muhatap adı, telefon, e-posta | Tek muhatap netliği |
| Faaliyet alanı ve kalem grupları | Kapsam eşleşmesi |
| Ödeme koşulu ve vade | Nakit akışı planlaması |
| Banka bilgileri | Ödeme altyapısı |
| Sahip olduğu belgeler (ISO, yetkili bayilik vb.) | Kalite ve yetki doğrulaması |
| e-Fatura / e-Arşiv / e-İrsaliye durumu (e-İrsaliye uygulamasına dahil olmayan tedarikçide kâğıt irsaliye geçerlidir) | Muhasebe akışı uyumu |
Yasal kimlik alanı kolay atlanır ama çok işe yarar: unvan ve VKN doğrulanmadan açılan cari hesaplar sonradan mutabakat sorunu çıkarabilir.
Bölüm 2 — Puanlama tablosu
Sekiz kriter iyi bir başlangıçtır. Ağırlıklar toplamı 100 olmalıdır ve teklifler görülmeden önce belirlenmelidir.
| Kriter | Ağırlık | 1 puan | 5 puan |
|---|---|---|---|
| Fiyat ve toplam maliyet | 20 | Piyasanın belirgin üzerinde | En düşük toplam maliyet, şeffaf fiyatlama |
| Kalite ve belgelendirme | 20 | Belge yok, marka belirsiz | Tam belge seti, marka ve standart yazılı |
| Termin güvenilirliği | 15 | Verdiği tarihi tutmuyor | Gecikme yok, sapma bildiriliyor |
| Kalem kapsamı | 10 | Listenin küçük bir kısmı | Listenin tamamına yakını |
| İletişim ve muhatap | 10 | Dönüş günler alıyor | Aynı gün dönüş, tek muhatap |
| Ödeme koşulları | 10 | Sadece peşin | Cari hesap ve makul vade |
| Evrak düzeni | 8 | Fatura/irsaliye eksik veya hatalı | Eksiksiz ve zamanında |
| Satış sonrası ve garanti | 7 | İade kabul edilmiyor | Yazılı iade ve garanti politikası |
Ağırlıklar sabit değildir: üretim tesisinde termin ağırlığı yükseltilebilir, kamuya mal sağlayan alıcıda belgelendirme öne geçer.
Skor şu şekilde hesaplanır: her kriterde ağırlık × puan toplanır, ulaşılabilecek en yüksek toplama (ağırlıklar toplamı × 5) bölünür ve 100 ile çarpılır. Hesabı manuel yapmak istemezseniz skor kartı aracını kullanabilirsiniz.
Bölüm 3 — Karar bloğu ve veto kriterleri
| Skor | Karar | Uygulama |
|---|---|---|
| 80–100 | Onaylı tedarikçi | Cari hesap açılır, çerçeve anlaşma yapılabilir |
| 65–79 | Şartlı onay | Pilot sipariş, üç sevkiyat izlenir |
| 50–64 | Gelişim gerekli | Eksikler yazılı bildirilir, yeniden değerlendirilir |
| 0–49 | Uygun değil | Alternatif aranır |
Veto kriterleri skorun üstündedir. Aşağıdaki durumlardan biri varsa toplam skor ne olursa olsun tedarikçi onaylanmaz:
- Yasal kimliği (unvan, VKN) doğrulanamıyor.
- Zorunlu ürün belgeleri (CE, uygunluk beyanı, MSDS) sağlanamıyor.
- Teklifte kalem bazında fiyat vermeyi reddediyor.
- İş güvenliği ürünlerinde standart uygunluğu belgelenemiyor.
- Geçmişte çözülmemiş ciddi bir uyuşmazlık var.
Karar bloğunda ayrıca değerlendiren kişinin adı, tarihi ve varsa onaylayan yöneticinin imzası bulunmalıdır. Belgeyi ilgili teklif ve sipariş kayıtlarıyla birlikte saklayın.
Yeni tedarikçi ve mevcut tedarikçi farkı
Yeni bir tedarikçide termin ve evrak düzeni kriterleri ölçülemez, ancak tahmin edilebilir. Bu yüzden ilk değerlendirmede bu iki kriteri varsayılan orta puanla (3) bırakıp, üç sevkiyat sonunda formu güncellemek doğru yöntemdir.
Mevcut tedarikçide ise bu kriterler gerçek veriyle doldurulur: kaç sipariş verildi, kaçı zamanında geldi, kaç fatura düzeltme gerektirdi. Değerlendirmenin gücü buradan gelir.
Periyodik yeniden değerlendirme
Tedarikçi değerlendirmesi tek seferlik bir işlem değildir. Pratik bir ritim: onaylı tedarikçiler yılda bir, şartlı onaylılar altı ayda bir yeniden puanlanır. Yeniden değerlendirme, o dönemin gerçek sipariş verisiyle yapılır — teklif aşamasındaki izlenimle değil.
Sık Sorulan Sorular
Tedarikçi değerlendirme kriterleri neler olmalı?
Asgari sekiz kriter yeterlidir: fiyat ve toplam maliyet, kalite ve belgelendirme, termin güvenilirliği, kalem kapsamı, iletişim, ödeme koşulları, evrak düzeni ve satış sonrası. Sektöre göre ağırlıklar değişir, kriter setinin kendisi büyük ölçüde sabittir.
Ağırlıkları ne zaman belirlemeliyim?
Teklifleri görmeden önce, ihtiyaç tanımlanırken. Ağırlıklar teklifler geldikten sonra belirlenirse skor kartı objektif bir araç olmaktan çıkar ve verilmiş bir kararı meşrulaştıran bir tabloya dönüşür.
Yeni bir tedarikçiyi nasıl değerlendiririm?
Geçmiş verisi olmayan kriterleri (termin, evrak düzeni) varsayılan orta puanla bırakın, düşük tutarlı bir pilot sipariş verin ve üç sevkiyat sonunda formu gerçek veriyle güncelleyin.
Değerlendirme kaydını ne kadar saklamalıyım?
İlgili teklif ve sipariş kayıtlarıyla birlikte saklamak iyi uygulamadır. Kalite sistemi tetkiklerinde ve iç denetimde tedarikçi seçim gerekçesi istendiğinde bu belge hazır cevap olur.
İlgili rehberler
İhtiyaç listenizi gönderin, teklifiniz 1 iş günü içinde hazır olsun.
Liste, fotoğraf veya Excel — nasıl kolaysa öyle gönderin. Standart kalemlerde çoğu teklif aynı iş günü çıkar. Özel üretim, ithalat veya 50+ kalemlik listelerde süre uzayabilir; ne kadar süreceğini talebi aldığımız gün yazılı olarak bildiririz.