Bilgisayar ve Teknoloji Donanımı Alımı Teknik Şartname Örneği

Şartname yazmak neden alımın en kritik yarım saati?

Bilgisayar alımı, teknik şartnamenin en çok markaya kaydığı alandır. “Şu model alınacak” diye yazılan şartname tek bayiye kilitlenir; “iyi bir dizüstü” diye yazılan şartname ise hiçbir şey tanımlamaz. İkisinin arası, ölçülebilir asgari yapılandırmadır.

İkinci mesele toplam sahip olma maliyetidir. Bir dizüstü bilgisayarın fiyatı satın alma anında ödenir, ama maliyeti üç yıla yayılır: garanti kapsamı, arıza durumunda cihazın kaç gün kullanılamayacağı, yedek parça bulunabilirliği ve kurulum işçiliği. Yerinde garanti ile getir-götür garanti arasındaki fark, kullanıcının kaç gün çalışamayacağıdır.

Üçüncüsü uyum. Yeni alınan cihaz mevcut yerleştirme istasyonlarına, monitörlere ve ağ altyapısına uymuyorsa, kazanılan fiyat farkı adaptör ve yeni kablo maliyetiyle geri gider. Şartnameye port tipleri ve sayıları yazmak bu yüzden önemlidir.

Şartnamede bulunması gereken 12 madde

Bu on iki madde indirilebilir Word şablonunda hazır metin olarak yer alıyor; nokta nokta bırakılan yerleri doldurmanız yeterli.

Marka yazma tuzağı

Şartname yazarken en çok yapılan hata, bilinen bir markanın ürün adını doğrudan tabloya yazmaktır. Sakıncası çift taraflıdır: tek markaya kilitlenen şartname o markanın bayisi dışında kimseden teklif alamaz, ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 12 nci maddesi şartnamede belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilmesine izin vermez — ancak teknik standart yoksa ya da teknik özellik belirlenemiyorsa, “veya dengi” ibaresiyle. Bilişimde markanın yerine yazılacak şey asgari yapılandırmadır ve her satır bir alt sınır alır: işlemcide çekirdek sayısı ve karşılaştırma puanı, bellekte ve diskte kapasite, bağlantı noktalarında adet. Garanti biçimi ile tedarik sürekliliği ise ayrı madde olarak yazılır.

Pratik kural: marka adını sildiğinizde cümle anlamsızlaşıyorsa, o cümle teknik özellik değil marka tarifidir. Yukarıdaki “Lenovo ThinkPad E14” yazımında marka adını silin ve geriye ne kaldığına bakın: ya hiçbir şey kalır ya da ürünü tek başına tanımlamaya yetmeyen bir-iki değer. Alt satırda ise marka hiç yoktur; buna karşılık ne alınacağı tereddütsüz anlaşılır ve şartı sağlayan her tedarikçi aynı satıra fiyat verebilir. “Veya dengi” yazımının kanuni koşulları, denklik ölçütünün nasıl yazılacağı ve dört ayrı yazım biçiminin karşılaştırması Teknik Şartname Örnekleri sayfasında ayrıntılı olarak anlatılıyor.

Bilgisayar ve Teknoloji Donanımı kalem listesi ve teknik özellikler

Aşağıda şablondaki 28 kalemin ilk 14 tanesi örnek olarak gösteriliyor. Tamamı — marka içermeyen, kopyalanabilir teknik özellik metinleriyle — indirilebilir Word ve Excel dosyalarında yer alıyor.

Şablonun tamamında 28 kalem var. Kurumunuzun ihtiyacı olmayan satırları silin, eksik olanları ekleyin; teknik özellik metinlerini kendi tolerans ve değerlerinize göre uyarlayın.

Asgari yapılandırma nasıl yazılır?

Her satır “en az” ile yazılır ve ölçülebilir olur. Aşağıdaki alanlar yazılmadığında teklifler karşılaştırılamaz.

“Veya dengi” yazımı burada özellikle işe yarar: bir kıyas modeli verilip “veya teknik olarak dengi” denir ve denklik ölçütü (yukarıdaki alanlar) tabloda açıkça yazılır.

Garanti ve destek maddesi

• Süre — 1, 2 veya 3 yıl.
• Tip — yerinde (on-site) mi, getir-götür mü, taşıma masrafı kime ait.
• Müdahale süresi — arıza bildiriminden sonra kaç iş günü içinde müdahale edileceği.
• Yedek cihaz — uzun süren arızada ikame cihaz verilecek mi.
• Veri güvenliği — arızalı diskin iade edilmeyip kurumda kalması isteniyorsa bu ayrıca yazılır; kurumsal alımda sık istenen bir maddedir.

Kurulum, imaj ve teslim

Şartnameye teslim biçimi de girer: cihazlar kutusunda mı teslim edilecek, yoksa kurum imajı yüklenmiş, envantere kaydedilmiş ve etiketlenmiş hâlde mi? İkincisi ayrı bir iş kalemidir ve ayrı fiyatlanır — ama şartnamede yazılmadığında birinci varsayılır ve kurulum işçiliği kuruma kalır.

Toner ve baskı sarfı ayrı bir mantıkla yazılır: yazıcı modeline uyum, sayfa verimi ve orijinal/muadil kararı. Muadil kabul edilip edilmeyeceği şartnamede açıkça belirtilir; konunun ayrıntısı muadil ürün rehberimizde.

Sık yapılan hatalar ve doğru yazımı

Ortak kural: bir cümle ölçülemiyorsa şartname maddesi değildir. “Kaliteli”, “sağlam”, “birinci sınıf”, “piyasada bilinen marka” gibi ifadeler muayene aşamasında hiçbir işe yaramaz.

Birim fiyat teklif cetveli

Bu grupta cetvelde ilk karışan şey kapsam: lisans, garanti uzatması ve sarf malzemesi ayrı satırdır; cihazın kendi garanti süresi teknik özellik sütununa yazılır. Cetveli göndermeden önce bunu satır satır kontrol edin. Şartname ne alınacağını tanımlar; birim fiyat teklif cetveli kaça alınacağını karşılaştırılabilir hâle getirir. İkisini tek dosyada birleştirmek yaygın bir hatadır — tedarikçi şartname metnini de değiştirebilir hâle gelir.

Aşağıdaki Excel’de dokuz sütunluk düzen kurulu ve tutar, KDV, genel toplam formüllüdür. Sütunların tek tek neden zorunlu olduğu ve en sık hangisinin karıştığı Teknik Şartname Örnekleri sayfasında anlatılıyor.

Şartname hazır — sırada ne var?

Şartname ve cetvel hazırlandıktan sonra iş, aynı dosyayı birden fazla tedarikçiye aynı biçimde göndermeye gelir. Aynı cetveli dolduran üç teklif yan yana konulabilir; farklı formatta gelen üç teklif konulamaz.

Kalemleri tek tek fiyatlandırmamızı isterseniz doldurduğunuz cetveli teklif formundan ya da WhatsApp’tan gönderin. Stok ve teslim süresi teyidi alınmadan fiyat vermiyoruz; bu yüzden dönüş biraz gecikirse sebebi budur.

• Diğer malzeme gruplarının şartname şablonları
• Boş birim fiyat teklif cetveli (her alım için)
• Satın alma talep formu şablonu ve doldurma rehberi
• Kamu alımında usul belirleyici — tutarınız doğrudan temin, pazarlık usulü ve eşik değer sınırlarının hangisinin içinde?
• 2026 parasal limitleri ve eşik değerler — madde numarasıyla, tarih damgalı

Sık Sorulan Sorular

Şartname yazımıyla ilgili ortak sorular

Bu sorular bütün malzeme gruplarında aynıdır. İdari şartname farkı, doğrudan temin kullanımı ve şablonun koşulları dâhil beş sorunun tamamı Teknik Şartname Örnekleri sayfasında.