Kurumsal Tekstil ve Promosyon Ürünü Alımı Teknik Şartname Örneği

Şartname yazmak neden alımın en kritik yarım saati?

Kurumsal tekstil, aynı listeye çok farklı fiyatların geldiği tipik alandır ve sebebi neredeyse her zaman gramajdır. Gramaj yazılmayan şartname, en ince kumaşın fiyatını alır; teslim edildiğinde ise “aynı ürün” olmadığı ilk yıkamada anlaşılır.

İkinci mesele logo uygulamasıdır. Serigrafi, transfer, dijital baskı ve nakış farklı maliyet yapılarına sahiptir: serigrafi renk sayısına ve adede, nakış ise dikiş sayısına göre fiyatlanır. Az adette dijital baskı, çok adette serigrafi, dayanım gerektiren yerde nakış makul olur — ama şartname hangisinin isteneceğini yazmalıdır.

Üçüncüsü bedendir. Toplu iş kıyafeti alımında beden dağılımı bilinmeden verilen sipariş, teslimde iki sorun üretir: bir kısmı giyilemez, bir kısmı depoda kalır. Beden ölçüsü toplama işi alımdan önce yapılır ve şartnameye tablo olarak eklenir.

Şartnamede bulunması gereken 12 madde

Bu on iki madde indirilebilir Word şablonunda hazır metin olarak yer alıyor; nokta nokta bırakılan yerleri doldurmanız yeterli.

Marka yazma tuzağı

Şartname yazarken en çok yapılan hata, bilinen bir markanın ürün adını doğrudan tabloya yazmaktır. Sakıncası çift taraflıdır: tek markaya kilitlenen şartname o markanın bayisi dışında kimseden teklif alamaz, ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 12 nci maddesi şartnamede belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilmesine izin vermez — ancak teknik standart yoksa ya da teknik özellik belirlenemiyorsa, “veya dengi” ibaresiyle. Tekstilde marka yazmak kumaş bilgisini gizler; farkı yaratan üç bilgi gramaj, kompozisyon ve baskı tekniğidir — beden dağılımı da ayrıca yazılır.

Pratik kural: marka adını sildiğinizde cümle anlamsızlaşıyorsa, o cümle teknik özellik değil marka tarifidir. Yukarıdaki “Gildan 76000 tişört” yazımında marka adını silin ve geriye ne kaldığına bakın: ya hiçbir şey kalır ya da ürünü tek başına tanımlamaya yetmeyen bir-iki değer. Alt satırda ise marka hiç yoktur; buna karşılık ne alınacağı tereddütsüz anlaşılır ve şartı sağlayan her tedarikçi aynı satıra fiyat verebilir. “Veya dengi” yazımının kanuni koşulları, denklik ölçütünün nasıl yazılacağı ve dört ayrı yazım biçiminin karşılaştırması Teknik Şartname Örnekleri sayfasında ayrıntılı olarak anlatılıyor.

Kurumsal Tekstil ve Promosyon Ürünü kalem listesi ve teknik özellikler

Aşağıda şablondaki 28 kalemin ilk 14 tanesi örnek olarak gösteriliyor. Tamamı — marka içermeyen, kopyalanabilir teknik özellik metinleriyle — indirilebilir Word ve Excel dosyalarında yer alıyor.

Şablonun tamamında 28 kalem var. Kurumunuzun ihtiyacı olmayan satırları silin, eksik olanları ekleyin; teknik özellik metinlerini kendi tolerans ve değerlerinize göre uyarlayın.

Gramaj, kompozisyon ve baskı

Renk için en sağlam yöntem: şartnameye renk adını yazmak ve “sipariş öncesi renk numunesi onaya sunulacaktır” maddesini eklemek. Böylece marka yazmadan renk tutarlılığı sağlanır.

Baskı ve nakış: hangisi ne zaman?

Şartnamede teknik seçilmeyecekse, en azından beklenen dayanım yazılır: “logo, … yıkamadan sonra belirgin bozulma göstermeyecektir” gibi. Böylece teklif veren firma tekniği kendisi seçer ama sorumluluğu üstlenir.

Numune, beden ve teslim

• Onay numunesi — seri üretim öncesi bir adet numune (renk + logo) onaya sunulur. Toplu alımda vazgeçilmezdir.
• Beden denemesi — beden ölçüsü toplamak için numune set istenmesi yerinde olur; beden tablosu markadan markaya değişir.
• Paketleme — tek tek poşetli mi, bedene göre ayrılmış koli mi, isim etiketli mi.
• Kısmi teslim — kabul edilip edilmediği; büyük bedenlerin gecikmesi sık görülür.
• Yenileme — bir yıl sonra aynı ürünün tedarik edilebilirliği; renk ve gramaj aynı kalacak mı.

Beden dağılımını sıfırdan çıkarmanız gerekiyorsa toplu iş kıyafeti beden tablosu rehberimiz ve maliyet için baskılı tekstil maliyet hesaplayıcımız işinizi görür. İş kıyafeti koruyucu nitelik taşıyorsa (kaynak önlüğü, reflektif yelek) kalem KKD kapsamına girer ve KKD şartname örneğindeki EN standart maddeleri geçerlidir.

Sık yapılan hatalar ve doğru yazımı

Ortak kural: bir cümle ölçülemiyorsa şartname maddesi değildir. “Kaliteli”, “sağlam”, “birinci sınıf”, “piyasada bilinen marka” gibi ifadeler muayene aşamasında hiçbir işe yaramaz.

Birim fiyat teklif cetveli

Bu grupta cetvelde ilk karışan şey fiyat esası: baskı ve nakış her tedarikçide farklı esasla fiyatlanır (renk başına kalıp, adet başına baskı, cm², batış sayısı); beden dağılımı da ayrı satır ister. Cetveli göndermeden önce bunu satır satır kontrol edin. Şartname ne alınacağını tanımlar; birim fiyat teklif cetveli kaça alınacağını karşılaştırılabilir hâle getirir. İkisini tek dosyada birleştirmek yaygın bir hatadır — tedarikçi şartname metnini de değiştirebilir hâle gelir.

Aşağıdaki Excel’de dokuz sütunluk düzen kurulu ve tutar, KDV, genel toplam formüllüdür. Sütunların tek tek neden zorunlu olduğu ve en sık hangisinin karıştığı Teknik Şartname Örnekleri sayfasında anlatılıyor.

Şartname hazır — sırada ne var?

Şartname ve cetvel hazırlandıktan sonra iş, aynı dosyayı birden fazla tedarikçiye aynı biçimde göndermeye gelir. Aynı cetveli dolduran üç teklif yan yana konulabilir; farklı formatta gelen üç teklif konulamaz.

Kalemleri tek tek fiyatlandırmamızı isterseniz doldurduğunuz cetveli teklif formundan ya da WhatsApp’tan gönderin. Stok ve teslim süresi teyidi alınmadan fiyat vermiyoruz; bu yüzden dönüş biraz gecikirse sebebi budur.

• Diğer malzeme gruplarının şartname şablonları
• Boş birim fiyat teklif cetveli (her alım için)
• Satın alma talep formu şablonu ve doldurma rehberi
• Kamu alımında usul belirleyici — tutarınız doğrudan temin, pazarlık usulü ve eşik değer sınırlarının hangisinin içinde?
• 2026 parasal limitleri ve eşik değerler — madde numarasıyla, tarih damgalı

Sık Sorulan Sorular

Şartname yazımıyla ilgili ortak sorular

Bu sorular bütün malzeme gruplarında aynıdır. İdari şartname farkı, doğrudan temin kullanımı ve şablonun koşulları dâhil beş sorunun tamamı Teknik Şartname Örnekleri sayfasında.