Mobilya ve Ofis Donanımı Alımı Teknik Şartname Örneği
28 kalemlik hazır tablo; gövde kalınlığı, kenar bandı, mekanizma ve montaj maddeleriyle 12 maddelik şartname metni ve formüllü teklif cetveli.
Ofis mobilyası alımı için teknik şartname nasıl yazılır?
Mobilya, iki teklifin gözle aynı görünüp fiyatının iki kat ayrışabildiği alandır — çünkü fark görünmeyen yerdedir: tabla kaç mm, kenar bandı PVC mi kâğıt mı ve kaç mm, çekmece rayı tam açılım mı, koltuk mekanizması senkron mu yoksa yalnız eğimli mi. Şartname bu dört başlığı yazmadığında en ucuz malzeme gelir ve fark ilk yılda kırılan kenar bandından anlaşılır. İkinci belirleyici montaj ve teslimdir: mobilya kutulu mu gelecek, kurulu mu, kat farkı ve asansör durumu ne — bunlar fiyatın içindedir ve yazılmadığında en dar yorum kabul edilmiş sayılır.
Şartname yazmak neden alımın en kritik yarım saati?
Mobilya alımında karşılaştırma hatası neredeyse her zaman aynı yerden çıkar: ölçü yazılır, malzeme yazılmaz. “120×60 cm çalışma masası” üç tedarikçiden üç farklı gövde kalınlığı, üç farklı kenar bandı ve üç farklı ayak sistemiyle gelir. Ölçü fiyatın küçük kısmını, malzeme büyük kısmını belirler.
İkinci mesele ömürdür. Ofis mobilyasının maliyeti satın alma anında değil, beş yıla yayılarak ortaya çıkar: kenar bandı açılan masa, mekanizması gevşeyen koltuk ve rayı düşen çekmece yenilenir. Şartnamede tek satırlık “2 mm PVC kenar bandı” ifadesi, beş yıl sonraki yenileme kalemini belirleyen cümledir.
Üçüncüsü lojistiktir. Mobilya hacimli ve montajlıdır; nakliye, kata çıkarma, montaj ve ambalaj atığının toplanması ayrı iş kalemleridir. Şartnamede yazılmadıklarında teklif veren firma bunları hariç varsayar ve fark, teslim gününde sorun olarak geri döner.
Şartnamede bulunması gereken 12 madde
| # | Madde | Ne yazılır | Atlanırsa ne olur |
|---|---|---|---|
| 1 | Konu ve kapsam | Hangi malzeme grubunun, hangi iş için alındığı | Teklif kapsamı tartışmalı hâle gelir |
| 2 | Standartlara uygunluk | Atıf yapılan TS/EN/ISO numaraları, CE ve varsa ruhsat şartı; ürün bir arayüz standardına bağlıysa o da yazılır (IP kamerada ONVIF profili) | Belgesiz ürün gelir, muayenede reddedemezsiniz |
| 3 | Marka ve model kuralı | Ölçülebilir teknik kriter; marka yazılacaksa “veya dengi” ve denklik ölçütü | Ya tek markaya kilitlenirsiniz ya da itiraz alırsınız |
| 4 | Ambalaj ve etiketleme | Ambalaj birimi, üretim/parti bilgisi, Türkçe etiket | Dökme veya etiketsiz ürün gelir, sayım yapılamaz |
| 5 | Raf ömrü | Teslimde kalan asgari raf ömrü oranı (örn. %75) | Son kullanma tarihi yaklaşmış parti gönderilir |
| 6 | Güvenlik bilgi formu | Kimyasallarda güncel Türkçe GBF/SDS şartı | İSG denetiminde eksik belge olarak yazılır |
| 7 | Numune | Hangi kalemlerden, ne zaman, ücretsiz | Kağıt üzerinde uyan ama işe yaramayan ürün alınır |
| 8 | Teslim yeri ve süresi | Adres(ler), gün sayısı, nakliye ve boşaltmanın kime ait olduğu | Nakliye bedeli sonradan fatura edilir |
| 9 | Kısmi teslim | İzinli mi, izinliyse irsaliye düzeni | Sipariş aylara yayılır, takip edilemez |
| 10 | Muayene ve kabul | Komisyon, red hâlinde değişim süresi | Uygunsuz malı iade etmenin dayanağı kalmaz |
| 11 | Garanti | Cihaz/alet kalemlerinde süre ve müdahale süresi | Arızada tamir süresi belirsizleşir |
| 12 | Fiyat ve fatura düzeni | KDV hariç birim fiyat, teklif geçerlilik süresi, fatura düzeni | Teklifler karşılaştırılamaz hâle gelir |
Bu on iki madde indirilebilir Word şablonunda hazır metin olarak yer alıyor; nokta nokta bırakılan yerleri doldurmanız yeterli.
Marka yazma tuzağı
Şartname yazarken en çok yapılan hata, bilinen bir markanın ürün adını doğrudan tabloya yazmaktır. Sakıncası çift taraflıdır: tek markaya kilitlenen şartname o markanın bayisi dışında kimseden teklif alamaz, ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 12 nci maddesi şartnamede belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilmesine izin vermez — ancak teknik standart yoksa ya da teknik özellik belirlenemiyorsa, “veya dengi” ibaresiyle. Mobilyada fark görünmeyen yerdedir: tabla kalınlığı, kenar bandının cinsi ve kalınlığı, çekmece rayının açılımı, koltuk mekanizmasının tipi. Bunlar ölçüyle yazıldığında marka gereksizleşir; çalışma koltuğunda buna standart atfı da eklenir.
| Yazım | Sonuç |
|---|---|
| “Bürosit Concord çalışma koltuğu” | Marka tarifi — tek bayiye kilitler, kanunun aradığı fırsat eşitliğini bozar |
| “Ofis çalışma koltuğu, senkron mekanizma, gazlı yükseklik ayarı, bel destekli, kolçak yükseklik ayarlı, 5 ayaklı taban, TS EN 1335-1’e göre tip (A/B/C) belirtilmiş, TS EN 1335-2 güvenlik gereklerini karşılayan” | Ölçülebilir teknik kriter — herkes aynı şeye fiyat verir, muayenede tartışma çıkmaz |
Pratik kural: marka adını sildiğinizde cümle anlamsızlaşıyorsa, o cümle teknik özellik değil marka tarifidir. Yukarıdaki “Bürosit Concord çalışma koltuğu” yazımında marka adını silin ve geriye ne kaldığına bakın: ya hiçbir şey kalır ya da ürünü tek başına tanımlamaya yetmeyen bir-iki değer. Alt satırda ise marka hiç yoktur; buna karşılık ne alınacağı tereddütsüz anlaşılır ve şartı sağlayan her tedarikçi aynı satıra fiyat verebilir. “Veya dengi” yazımının kanuni koşulları, denklik ölçütünün nasıl yazılacağı ve dört ayrı yazım biçiminin karşılaştırması Teknik Şartname Örnekleri sayfasında ayrıntılı olarak anlatılıyor.
Mobilya ve Ofis Donanımı kalem listesi ve teknik özellikler
Aşağıda şablondaki 28 kalemin ilk 14 tanesi örnek olarak gösteriliyor. Tamamı — marka içermeyen, kopyalanabilir teknik özellik metinleriyle — indirilebilir Word ve Excel dosyalarında yer alıyor.
| Sıra | Malzemenin cinsi | Teknik özellikleri | Birimi |
|---|---|---|---|
| 1 | Çalışma masası, düz | Tabla 120×60, 140×70 veya 160×80 cm, en az 18 mm melamin kaplı yonga levha, 2 mm PVC kenar bandı, metal ayak, kablo geçiş kapağı | Adet |
| 2 | Çalışma masası, L tipi | Ana tabla ve dönüş ünitesi, toplam açıklık siparişe göre, aynı gövde kalınlığı ve kenar bandı, kablo kanalı seçenekli | Adet |
| 3 | Yüksekliği ayarlanabilir masa | Elektrikli çift motorlu, yükseklik aralığı ve taşıma kapasitesi belirtilmiş, hafızalı kumanda, kablo tavası | Adet |
| 4 | Ofis çalışma koltuğu | Sırt yüksekliği ayarlı, bel destekli, senkron mekanizma, gazlı yükseklik ayarı, 5 ayaklı naylon veya alüminyum taban, TS EN 1335-1’e göre tip (A/B/C) belirtilmiş | Adet |
| 5 | Yönetici koltuğu | Yüksek sırt, baş dayamalı, kolçak yükseklik ayarlı, deri veya suni deri döşeme, senkron mekanizma | Adet |
| 6 | Misafir / toplantı sandalyesi | Sabit ayak veya kızaklı (sled) gövde, istiflenebilir seçenek, kumaş veya polipropilen oturak | Adet |
| 7 | Keson, tekerlekli | 3 çekmeceli, merkezi kilitli, tam açılır ray, masa altına sığan yükseklik | Adet |
| 8 | Dolap, kapaklı | Melamin gövde, kilitli menteşeli kapak, ayarlanabilir raf, yükseklik 75 / 110 / 180 cm seçenekli | Adet |
| 9 | Dolap, camlı üst modül | Alt kapaklı üst camlı, sürgü veya menteşeli cam, ayarlanabilir raf | Adet |
| 10 | Arşiv rafı (çelik) | Vidalı veya vidasız montaj, raf başına taşıma kapasitesi belirtilmiş, elektrostatik toz boyalı, raf adedi ve derinlik siparişe göre | Adet |
| 11 | Çelik dosya dolabı | 4 çekmeceli askılı dosya dolabı veya kapaklı çelik dolap, merkezi kilitli, elektrostatik toz boyalı | Adet |
| 12 | Personel soyunma dolabı | Çelik gövde, 2 / 4 / 6 bölmeli, havalandırma delikli, kilit tipi (anahtar, asma kilit kulplu veya şifreli) belirtilmiş | Adet |
| 13 | Toplantı masası | Oval veya dikdörtgen, kapasite (kişi) belirtilmiş, kablo ve priz kutusu yuvası seçenekli | Adet |
| 14 | Bölme paneli (akustik) | Masaüstü veya ayaklı, kumaş kaplı akustik yüzey, yükseklik ve genişlik siparişe göre, kelepçeli montaj | Adet |
Şablonun tamamında 28 kalem var. Kurumunuzun ihtiyacı olmayan satırları silin, eksik olanları ekleyin; teknik özellik metinlerini kendi tolerans ve değerlerinize göre uyarlayın.
Gövde, kenar bandı ve donanım nasıl yazılır?
Aşağıdaki alanlar yazılmadığında teklifler karşılaştırılamaz. Her satır ölçülebilirdir; hiçbiri marka gerektirmez.
| Alan | Yazım biçimi | Neden belirleyici |
|---|---|---|
| Tabla kalınlığı | En az … mm melamin kaplı yonga levha veya MDF | 18 mm ile 25 mm arasındaki fark taşıma ve sehimde görülür |
| Kenar bandı | PVC/ABS, en az … mm, dört kenar | Kâğıt bant ilk yıl açılır; kalınlık fiyatın gizli kalemidir |
| Yüzey | Melamin / laminat / kaplama, renk kodu ayrı satır | Aynı görünüm farklı yüzey dayanımı olabilir |
| Metal aksam | Profil kesiti ve et kalınlığı, boya tipi | Elektrostatik toz boya ile ıslak boya farkı |
| Çekmece rayı | Tam açılım / kısmi, frenli, taşıma kg | Tam açılım rayı belirgin fiyat farkıdır |
| Koltuk mekanizması | Senkron / eğimli / sabit, kilit kademesi | Koltuk fiyatının en büyük tek belirleyicisi |
| Koltuk gövdesi | 5 ayaklı naylon veya alüminyum taban, gazlı amortisör sınıfı, TS EN 1335-1’e göre tip (A/B/C) belirtilmiş | Alüminyum taban ile naylon taban aynı fiyat değildir |
| Döşeme | Kumaş / file / suni deri, aşınma değeri istenirse ayrıca yazılır | Döşeme kalemi ayrı fiyatlanır |
| Montaj | Kurulu teslim / kutulu teslim, kat ve asansör durumu | Ayrı iş kalemidir; yazılmazsa hariç varsayılır |
Renk ve kaplama kodu markaya bağlıdır — şartnameye renk ailesi (“açık ahşap desenli”, “antrasit”) yazılır, numune ile teyit istenir. Böylece marka yazılmadan görsel bütünlük korunur.
Montaj, teslim ve ambalaj atığı
- Teslim biçimi — kutulu mu, kurulu mu; kurulumsa montaj ekibi kimin.
- Kat ve asansör — kaçıncı kat, yük asansörü var mı, merdivenle çıkarılacak mı. Fiyatı doğrudan etkiler.
- Çalışma saati — mesai içi mi, mesai dışı/hafta sonu mu. Mesai dışı montaj ayrı fiyattır.
- Ambalaj atığı — karton ve strafor kim tarafından toplanacak; yazılmazsa kurumda kalır.
- Eski mobilya — sökülüp götürülecek mi, bu ayrı kalem olarak listelenir.
Numune ve renk teyidi
Mobilyada numune, şartnamenin yazamadığını tamamlar. Uygulanabilir iki yol vardır: küçük kalemlerde (sandalye, keson) fiziki numune, büyük kalemlerde kaplama ve kumaş numunesi (paletçik). Şartnameye “sipariş öncesi renk ve kaplama numunesi onaya sunulacak” maddesi konursa, teslim gününde renk tartışması yaşanmaz.
Aynı mantık zemin ve akustik malzemede de geçerlidir; bu iki kalem grubu çoğu ofis yenilemesinde mobilyayla birlikte alınır ve zemin kaplama şartname örneğimizde ayrıca ele alınmıştır.
Sık yapılan hatalar ve doğru yazımı
| Sık yazılan | Sorun | Doğrusu |
|---|---|---|
| “Çalışma masası 140×70” | Malzeme ve kalınlık yok | “140×70 cm, en az 18 mm melamin kaplı yonga levha tabla, dört kenarda en az 2 mm PVC kenar bandı, metal ayak, kablo geçiş kapaklı” |
| “Ofis koltuğu” | Mekanizma ve taban yok | “Senkron mekanizmalı, bel destekli, kolçak yükseklik ayarlı, gazlı yükseklik ayarı, 5 ayaklı … taban, TS EN 1335-1’e göre tip (A/B/C) belirtilmiş” |
| “Dosya dolabı, 4 çekmeceli” | Ray ve kilit yok | “4 çekmeceli, tam açılımlı raylı, merkezi kilitli, çekmece başına taşıma kapasitesi … kg” |
| “Toplantı masası, 10 kişilik” | Ölçü ve elektrik yok | “… × … cm, en az … mm tabla, kablo kanallı, masaüstü priz/veri kutusu (… adet) dahil” |
| “Montaj dahil” | Kat, saat ve atık belirsiz | “Montaj dahildir; teslim … katına yapılacak, yük asansörü mevcuttur/mevcut değildir, montaj mesai saatleri içinde yapılacak, ambalaj atığı yüklenici tarafından toplanacaktır” |
| “Bölme paneli” | Yükseklik ve akustik yok | “Masaya montajlı bölme paneli, yükseklik … cm, akustik dolgulu/dolgusuz, kumaş kaplı, kelepçe dahil” |
Ortak kural: bir cümle ölçülemiyorsa şartname maddesi değildir. “Kaliteli”, “sağlam”, “birinci sınıf”, “piyasada bilinen marka” gibi ifadeler muayene aşamasında hiçbir işe yaramaz.
Birim fiyat teklif cetveli
Bu grupta cetvelde ilk karışan şey kapsam: montaj, taşıma ve söküm ayrı satırdır; “ölçü siparişe göre” yazan kalemlerde ölçü belirtilmeden birim fiyat bağlayıcı olmaz. Cetveli göndermeden önce bunu satır satır kontrol edin. Şartname ne alınacağını tanımlar; birim fiyat teklif cetveli kaça alınacağını karşılaştırılabilir hâle getirir. İkisini tek dosyada birleştirmek yaygın bir hatadır — tedarikçi şartname metnini de değiştirebilir hâle gelir.
Aşağıdaki Excel’de dokuz sütunluk düzen kurulu ve tutar, KDV, genel toplam formüllüdür. Sütunların tek tek neden zorunlu olduğu ve en sık hangisinin karıştığı Teknik Şartname Örnekleri sayfasında anlatılıyor.
Mobilya ve Ofis Donanımı şartname ve teklif cetveli şablonları
İki dosya: düzenlenebilir Word şartname ve formüllü Excel birim fiyat teklif cetveli. İkisi de aynı kalem listesini kullanır, bu yüzden satır numaraları birebir eşleşir.
- DOCXMobilya ve Ofis Donanımı teknik şartname örneği (Word)12 hazır madde + 28 kalemlik teknik özellik tablosu + onay bloğu. Doldurulacak alanlar nokta nokta bırakıldı.
- XLSXBirim fiyat teklif cetveli (Excel)Tutar, KDV ve genel toplam formüllü. İkinci sayfada şartnamenize kopyalayabileceğiniz kalem havuzu var.
Her iki dosya da kayıt istemez, e-posta sormaz, doğrudan iner. İndirdikten sonra bizden teklif almak zorunda değilsiniz — dosyayı kendi tedarikçinizle kullanmanız bizim için sorun değil.
Şartname hazır — sırada ne var?
Şartname ve cetvel hazırlandıktan sonra iş, aynı dosyayı birden fazla tedarikçiye aynı biçimde göndermeye gelir. Aynı cetveli dolduran üç teklif yan yana konulabilir; farklı formatta gelen üç teklif konulamaz.
Kalemleri tek tek fiyatlandırmamızı isterseniz doldurduğunuz cetveli teklif formundan ya da WhatsApp’tan gönderin. Stok ve teslim süresi teyidi alınmadan fiyat vermiyoruz; bu yüzden dönüş biraz gecikirse sebebi budur.
- Diğer malzeme gruplarının şartname şablonları
- Boş birim fiyat teklif cetveli (her alım için)
- Satın alma talep formu şablonu ve doldurma rehberi
- Kamu alımında usul belirleyici — tutarınız doğrudan temin, pazarlık usulü ve eşik değer sınırlarının hangisinin içinde?
- 2026 parasal limitleri ve eşik değerler — madde numarasıyla, tarih damgalı
Sık Sorulan Sorular
Mobilya şartnamesinde numune istemek doğru mu?
Doğrudur ve çoğu zaman gereklidir — ancak istenecek numunenin türü kaleme göre değişir. Sandalye ve keson gibi taşınabilir kalemlerde fiziki numune makul; masa ve dolap gibi büyük kalemlerde ise kaplama, kenar bandı ve kumaş numunesi istenir. Şartnameye numunenin ne zaman (teklifle mi, sipariş öncesi mi) sunulacağı ve iade edilip edilmeyeceği yazılır.
Kurulu teslim mi, kutulu teslim mi istemeliyim?
Kutulu teslim daha ucuzdur ama montaj işçiliği ve ambalaj atığı kuruma kalır; 10-15 masalık bir alımda bu iki günlük iştir. Kurulu teslimde ise montaj, kata çıkarma ve atık toplama fiyata dahildir. Karar ölçütü basittir: kurumun montaj yapacak ekibi ve zamanı varsa kutulu, yoksa kurulu teslim istenir — ama hangisi olduğu şartnamede mutlaka yazılır, çünkü yazılmadığında tedarikçi ucuz olanı varsayar.
Şartname yazımıyla ilgili ortak sorular
Şartnameye marka yazabilir miyim?
Kural olarak hayır: 4734 sayılı Kanunun 12 nci maddesi şartnamede belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilmesini yasaklıyor. İki istisna var — ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması. Bu hâllerde “veya dengi” ifadesi eklenmek şartıyla marka belirtilebilir. Denklik ölçütünü de yazmak kanunen zorunlu değildir ama muayene aşamasındaki tartışmayı bitirir.
Şablonu kendi kurumumuz için değiştirebilir miyim?
Evet. Word dosyası düzenlenebilir; madde metinlerini, kalem satırlarını ve nokta nokta bırakılan alanları serbestçe değiştirebilirsiniz. Kaynak gösterme veya izin alma zorunluluğu yoktur, kayıt da istenmez.
Bu sorular bütün malzeme gruplarında aynıdır. İdari şartname farkı, doğrudan temin kullanımı ve şablonun koşulları dâhil beş sorunun tamamı Teknik Şartname Örnekleri sayfasında.
Kaynaklar
- 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu — Şartnameler (madde 12) ve ihale dokümanının içeriği (madde 27), Resmî Gazete 22.01.2002/24648
- Teknik şartname yapısı için referans alınan kamu belgeleri: üniversite idari ve mali işler daire başkanlıkları ile bilimsel araştırma projeleri birimlerinin yayımladığı mal alımı teknik şartnameleri ve birim fiyat teklif cetveli standart formları.
Kaynakları nasıl seçtiğimiz, sayıları nasıl doğruladığımız ve tarihlerin ne anlama geldiği yayın ilkelerimizde yazılı. Bir hata gördüyseniz info@aksco.com.tr adresine yazın; doğrulanan hatalar düzeltilir.
İlgili rehberler
İhtiyaç listenizi gönderin, teklifiniz 1 iş günü içinde hazır olsun.
Liste, fotoğraf veya Excel — nasıl kolaysa öyle gönderin. Standart kalemlerde çoğu teklif aynı iş günü çıkar. Özel üretim, ithalat veya 50+ kalemlik listelerde süre uzayabilir; ne kadar süreceğini talebi aldığımız gün yazılı olarak bildiririz.