Ofis Mutfağı ve Çay Ocağı Ekipmanı Alımı Teknik Şartname Örneği
26 kalemlik hazır tablo; kapasite, bağlantı, güç ve servis maddeleriyle 12 maddelik şartname metni ve formüllü birim fiyat teklif cetveli.
Çay ocağı ve ofis mutfağı ekipmanı için şartname nasıl yazılır?
Mutfak ekipmanında şartnamenin belirlediği tek şey fiyat değil, cihazın o mekâna kurulup kurulamayacağıdır. Üç şey yazılmadığında ekipman gelir ama çalışmaz: kapasite (kaç kişi, saatte kaç litre/fincan), bağlantı (şebeke suyuna bağlanacak mı, gider var mı, priz hattı kaç amper) ve ölçü (tezgâh altına giriyor mu, kapı genişliğinden geçiyor mu). Dördüncü belirleyici servis ve sarftır: su arıtma filtresi, kireç çözücü ve yıllık bakım cihazın kendi fiyatının küçümsenmeyecek bir bölümüdür ve şartnamede ayrı kalem olarak yazılmadığında sonradan çıkar.
Şartname yazmak neden alımın en kritik yarım saati?
Çay ocağı ekipmanı, teklif farkının en çok “kapasite” satırından geldiği kalem grubudur. 40 kişilik bir ofis için alınan cihaz 120 kişiye yetmez; tersi de doğrudur — gereğinden büyük cihaz hem pahalıdır hem de sürekli ısıtma yüzünden daha çok enerji harcar. Kişi sayısı ve yoğun saat, şartnamenin ilk satırıdır.
İkinci mesele altyapıdır. Şebeke suyuna bağlanan sebil ile damacanalı sebil aynı ürün değildir; birincisi tesisat ve gider ister, ikincisi damacana lojistiği ister. Aynı şekilde büyük semaver ve bulaşık makinesi ayrı priz hattı isteyebilir. Şartnamede bağlantı biçimi yazılmadığında bu iş, teslim gününde kuruma kalır.
Üçüncüsü işletme maliyetidir. Kahve makinesi kapsül mü, çekirdek mi kullanacak; sebil filtresi kaç ayda bir değişecek; bulaşık makinesi hangi kimyasalla çalışacak? Bunlar cihaz fiyatının üzerine yıllık olarak eklenir ve karar ölçütü çoğu zaman burada değişir.
Şartnamede bulunması gereken 12 madde
| # | Madde | Ne yazılır | Atlanırsa ne olur |
|---|---|---|---|
| 1 | Konu ve kapsam | Hangi malzeme grubunun, hangi iş için alındığı | Teklif kapsamı tartışmalı hâle gelir |
| 2 | Standartlara uygunluk | Atıf yapılan TS/EN/ISO numaraları, CE ve varsa ruhsat şartı; ürün bir arayüz standardına bağlıysa o da yazılır (IP kamerada ONVIF profili) | Belgesiz ürün gelir, muayenede reddedemezsiniz |
| 3 | Marka ve model kuralı | Ölçülebilir teknik kriter; marka yazılacaksa “veya dengi” ve denklik ölçütü | Ya tek markaya kilitlenirsiniz ya da itiraz alırsınız |
| 4 | Ambalaj ve etiketleme | Ambalaj birimi, üretim/parti bilgisi, Türkçe etiket | Dökme veya etiketsiz ürün gelir, sayım yapılamaz |
| 5 | Raf ömrü | Teslimde kalan asgari raf ömrü oranı (örn. %75) | Son kullanma tarihi yaklaşmış parti gönderilir |
| 6 | Güvenlik bilgi formu | Kimyasallarda güncel Türkçe GBF/SDS şartı | İSG denetiminde eksik belge olarak yazılır |
| 7 | Numune | Hangi kalemlerden, ne zaman, ücretsiz | Kağıt üzerinde uyan ama işe yaramayan ürün alınır |
| 8 | Teslim yeri ve süresi | Adres(ler), gün sayısı, nakliye ve boşaltmanın kime ait olduğu | Nakliye bedeli sonradan fatura edilir |
| 9 | Kısmi teslim | İzinli mi, izinliyse irsaliye düzeni | Sipariş aylara yayılır, takip edilemez |
| 10 | Muayene ve kabul | Komisyon, red hâlinde değişim süresi | Uygunsuz malı iade etmenin dayanağı kalmaz |
| 11 | Garanti | Cihaz/alet kalemlerinde süre ve müdahale süresi | Arızada tamir süresi belirsizleşir |
| 12 | Fiyat ve fatura düzeni | KDV hariç birim fiyat, teklif geçerlilik süresi, fatura düzeni | Teklifler karşılaştırılamaz hâle gelir |
Bu on iki madde indirilebilir Word şablonunda hazır metin olarak yer alıyor; nokta nokta bırakılan yerleri doldurmanız yeterli.
Marka yazma tuzağı
Şartname yazarken en çok yapılan hata, bilinen bir markanın ürün adını doğrudan tabloya yazmaktır. Sakıncası çift taraflıdır: tek markaya kilitlenen şartname o markanın bayisi dışında kimseden teklif alamaz, ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 12 nci maddesi şartnamede belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilmesine izin vermez — ancak teknik standart yoksa ya da teknik özellik belirlenemiyorsa, “veya dengi” ibaresiyle. Mutfak ekipmanında marka, cihazın o mekâna kurulup kurulamayacağını yazmaz: kapasite, bağlantı gereksinimi (su, gider, priz hattı) ve dış ölçü yazılmadan gelen teklifler karşılaştırılamaz.
| Yazım | Sonuç |
|---|---|
| “Silverline 12 kişilik bulaşık makinesi” | Marka tarifi — tek bayiye kilitler, kanunun aradığı fırsat eşitliğini bozar |
| “Bulaşık makinesi, 12 kişilik kapasite, enerji sınıfı belirtilmiş, solo, program sayısı ve su tüketimi etikette” | Ölçülebilir teknik kriter — herkes aynı şeye fiyat verir, muayenede tartışma çıkmaz |
Pratik kural: marka adını sildiğinizde cümle anlamsızlaşıyorsa, o cümle teknik özellik değil marka tarifidir. Yukarıdaki “Silverline 12 kişilik bulaşık makinesi” yazımında marka adını silin ve geriye ne kaldığına bakın: ya hiçbir şey kalır ya da ürünü tek başına tanımlamaya yetmeyen bir-iki değer. Alt satırda ise marka hiç yoktur; buna karşılık ne alınacağı tereddütsüz anlaşılır ve şartı sağlayan her tedarikçi aynı satıra fiyat verebilir. “Veya dengi” yazımının kanuni koşulları, denklik ölçütünün nasıl yazılacağı ve dört ayrı yazım biçiminin karşılaştırması Teknik Şartname Örnekleri sayfasında ayrıntılı olarak anlatılıyor.
Ofis Mutfağı ve Çay Ocağı Ekipmanı kalem listesi ve teknik özellikler
Aşağıda şablondaki 26 kalemin ilk 14 tanesi örnek olarak gösteriliyor. Tamamı — marka içermeyen, kopyalanabilir teknik özellik metinleriyle — indirilebilir Word ve Excel dosyalarında yer alıyor.
| Sıra | Malzemenin cinsi | Teknik özellikleri | Birimi |
|---|---|---|---|
| 1 | Çay makinesi, elektrikli (semaver tipi) | Paslanmaz gövde, su ve demlik hacmi belirtilmiş, termostatlı, susuz çalışma korumalı, tek veya çift demlikli | Adet |
| 2 | Çay makinesi, kaynatmalı (ocaklı) | Gazlı veya elektrikli, kapasite (litre) ve kişi sayısı belirtilmiş, musluklu | Adet |
| 3 | Filtre kahve makinesi | Sürahi hacmi ve saatlik kapasite belirtilmiş, sıcak tutma plakalı, çift sürahili seçenek | Adet |
| 4 | Tam otomatik kahve makinesi | Öğütücülü, su tankı veya şebeke bağlantılı, günlük fincan kapasitesi belirtilmiş, süt sistemi seçenekli | Adet |
| 5 | Kapsül kahve makinesi | Kapsül sistemi belirtilmiş, su tankı hacmi, süt köpürtücü seçenekli | Adet |
| 6 | Su sebili, damacanalı | Sıcak-soğuk-oda sıcaklığı, dolap veya üstten yüklemeli, saatlik soğutma kapasitesi belirtilmiş | Adet |
| 7 | Su arıtma cihazı, şebekeye bağlı | Filtre kademesi ve değişim periyodu belirtilmiş, sıcak-soğuk çıkışlı seçenek, tezgah altı veya üstü | Adet |
| 8 | Su ısıtıcısı (kettle) | Paslanmaz veya cam gövde, 1,5–1,8 litre, otomatik kapanmalı, susuz çalışma korumalı | Adet |
| 9 | Buzdolabı, ofis tipi | Net hacim (litre) ve enerji sınıfı belirtilmiş, tek veya çift kapılı, büro altı (minibar) seçeneği | Adet |
| 10 | Mikrodalga fırın | Hacim (litre) ve güç (W) belirtilmiş, çevirme tablalı, paslanmaz iç hazne seçenekli | Adet |
| 11 | Bulaşık makinesi, ofis tipi | Kapasite (kişilik) ve enerji sınıfı belirtilmiş, ankastre veya solo | Adet |
| 12 | Bulaşık makinesi, sanayi tipi | Sepet ölçüsü ve saatlik sepet kapasitesi belirtilmiş, tezgah altı, su yumuşatıcılı seçenek | Adet |
| 13 | Tost ve ızgara makinesi | Plaka ölçüsü ve güç belirtilmiş, çıkarılabilir plaka seçenekli | Adet |
| 14 | Meyve sıkacağı / blender | Güç ve hazne hacmi belirtilmiş, paslanmaz bıçak | Adet |
Şablonun tamamında 26 kalem var. Kurumunuzun ihtiyacı olmayan satırları silin, eksik olanları ekleyin; teknik özellik metinlerini kendi tolerans ve değerlerinize göre uyarlayın.
Kapasite ve bağlantı nasıl yazılır?
Aşağıdaki alanlar yazılmadan gelen teklifler kıyaslanamaz. Hiçbiri marka gerektirmez; hepsi ölçülebilirdir.
| Alan | Yazım biçimi | Neden belirleyici |
|---|---|---|
| Kullanıcı sayısı | … kişi, yoğun saatte … kişi | Kapasitenin tek doğru dayanağı budur |
| Kapasite | Litre / saatte fincan / saatte bardak | “Büyük boy” ifadesi ölçü değildir |
| Su bağlantısı | Şebekeye bağlı / depolu / damacanalı | Tesisat ve gider gereksinimini belirler |
| Gider | Var / yok, mesafe … m | Bağlantılı cihazda zorunlu bilgi |
| Elektrik | … V, … kW, ayrı hat gerekiyorsa belirtilir | Büyük cihazlarda mevcut hat yetmeyebilir |
| Ölçü | En × derinlik × yükseklik, tezgâh altı/üstü | Kapı ve niş ölçüsüne uyum |
| Gövde | Paslanmaz çelik / boyalı sac, kalınlık | Ömür ve temizlik kolaylığı |
| Emniyet | Susuz çalışma koruması, termostat, devrilme emniyeti | Çay ocağında en çok atlanan madde |
| Garanti ve servis | Süre, yerinde servis, müdahale süresi | Ekipman durduğunda alternatif yoktur |
| Sarf | Filtre, kireç çözücü, kapsül — ayrı kalem | Yıllık işletme maliyetinin büyük kısmı |
Kural: cihazı değil, cihazın yapacağı işi tarif edin. “120 kişilik ofis için, yoğun saatte en az … L sıcak su sağlayabilen, şebeke suyuna bağlanabilen …” yazımı hem markadan bağımsızdır hem de yanlış cihaz gelmesini engeller.
Kurulum, ilk çalıştırma ve eğitim
- Kurulum kimin — su ve elektrik bağlantısı yükleniciye mi ait, yoksa kurum kendi tesisatçısıyla mı yapacak.
- İlk çalıştırma — devreye alma ve test, teslim tutanağına bağlanır.
- Kullanıcı eğitimi — özellikle tam otomatik kahve makinesi ve bulaşık makinesinde kısa eğitim istenir.
- Türkçe kullanım kılavuzu — teslimle birlikte.
- Ambalaj atığı — palet, strafor ve karton kim tarafından toplanacak.
Sarf ve bakım: fiyatın görünmeyen yarısı
Ekipmanın yıllık maliyeti, satın alma fiyatı ile sınırlı değildir. Şartnameye şu üç satırın ayrı ayrı yazılması, bir yıl sonraki sürprizi ortadan kaldırır: (1) periyodik bakımın kapsamı ve sıklığı, (2) sarf kalemlerinin (filtre, conta, kireç çözücü) birim fiyatı, (3) garanti dışı müdahalede işçilik ücreti.
İkram malzemesinin kendisi ayrı bir şartnamenin konusudur — çay, kahve, şeker ve bardak için gıda ve ikram şartname örneğimize, yıllık tüketim tahmini için ikram tüketim hesaplayıcımıza bakabilirsiniz.
Sık yapılan hatalar ve doğru yazımı
| Sık yazılan | Sorun | Doğrusu |
|---|---|---|
| “Çay makinesi, büyük boy” | Kapasite ve kişi sayısı yok | “Elektrikli semaver tipi çay makinesi, su haznesi en az … L, demlik en az … L, … kişilik kullanım, termostatlı, susuz çalışma korumalı” |
| “Su sebili” | Su kaynağı belirsiz | “Şebekeye bağlı su sebili, sıcak-soğuk-oda sıcaklığı, saatlik soğutma kapasitesi en az … L/saat, filtre sistemi dahil” (veya “19 L damacanalı, üstten yüklemeli”) |
| “Buzdolabı” | Hacim ve tip yok | “Tezgâh altı / dik tip buzdolabı, net hacim en az … L, ölçü … × … × … cm, enerji sınıfı … ve üzeri” |
| “Bulaşık makinesi” | Tip ve bağlantı yok | “Endüstriyel tip bardak/tabak yıkama makinesi, sepet ölçüsü … cm, çevrim süresi … dk, … V besleme, su yumuşatıcı dahil/hariç” |
| “Kahve makinesi” | Sistem ve kapasite yok | “Tam otomatik kahve makinesi, öğütücülü, günlük en az … fincan kapasite, su tankı … L veya şebeke bağlantılı, süt sistemi dahil/hariç” |
| “Garantili, servisli” | Süre ve müdahale yok | “… yıl garanti; arıza bildiriminden sonra en geç … iş günü içinde yerinde müdahale; periyodik bakım yılda … kez, kapsamı ekte” |
Ortak kural: bir cümle ölçülemiyorsa şartname maddesi değildir. “Kaliteli”, “sağlam”, “birinci sınıf”, “piyasada bilinen marka” gibi ifadeler muayene aşamasında hiçbir işe yaramaz.
Birim fiyat teklif cetveli
Bu grupta cetvelde ilk karışan şey koli mü adet mi: bardak ve fincan koliyle, cihaz adetle fiyatlanır; montaj ve devreye almanın cihaz fiyatına dahil olup olmadığı ayrı satırda yazılır. Cetveli göndermeden önce bunu satır satır kontrol edin. Şartname ne alınacağını tanımlar; birim fiyat teklif cetveli kaça alınacağını karşılaştırılabilir hâle getirir. İkisini tek dosyada birleştirmek yaygın bir hatadır — tedarikçi şartname metnini de değiştirebilir hâle gelir.
Aşağıdaki Excel’de dokuz sütunluk düzen kurulu ve tutar, KDV, genel toplam formüllüdür. Sütunların tek tek neden zorunlu olduğu ve en sık hangisinin karıştığı Teknik Şartname Örnekleri sayfasında anlatılıyor.
Ofis Mutfağı ve Çay Ocağı Ekipmanı şartname ve teklif cetveli şablonları
İki dosya: düzenlenebilir Word şartname ve formüllü Excel birim fiyat teklif cetveli. İkisi de aynı kalem listesini kullanır, bu yüzden satır numaraları birebir eşleşir.
- DOCXOfis Mutfağı ve Çay Ocağı Ekipmanı teknik şartname örneği (Word)12 hazır madde + 26 kalemlik teknik özellik tablosu + onay bloğu. Doldurulacak alanlar nokta nokta bırakıldı.
- XLSXBirim fiyat teklif cetveli (Excel)Tutar, KDV ve genel toplam formüllü. İkinci sayfada şartnamenize kopyalayabileceğiniz kalem havuzu var.
Her iki dosya da kayıt istemez, e-posta sormaz, doğrudan iner. İndirdikten sonra bizden teklif almak zorunda değilsiniz — dosyayı kendi tedarikçinizle kullanmanız bizim için sorun değil.
Şartname hazır — sırada ne var?
Şartname ve cetvel hazırlandıktan sonra iş, aynı dosyayı birden fazla tedarikçiye aynı biçimde göndermeye gelir. Aynı cetveli dolduran üç teklif yan yana konulabilir; farklı formatta gelen üç teklif konulamaz.
Kalemleri tek tek fiyatlandırmamızı isterseniz doldurduğunuz cetveli teklif formundan ya da WhatsApp’tan gönderin. Stok ve teslim süresi teyidi alınmadan fiyat vermiyoruz; bu yüzden dönüş biraz gecikirse sebebi budur.
- Diğer malzeme gruplarının şartname şablonları
- Boş birim fiyat teklif cetveli (her alım için)
- Satın alma talep formu şablonu ve doldurma rehberi
- Kamu alımında usul belirleyici — tutarınız doğrudan temin, pazarlık usulü ve eşik değer sınırlarının hangisinin içinde?
- 2026 parasal limitleri ve eşik değerler — madde numarasıyla, tarih damgalı
Sık Sorulan Sorular
Şebekeye bağlı sebil mi, damacanalı sebil mi almalıyım?
Karar iki şeye bakar: tesisat ve tüketim. Şebekeye bağlı sebil su ve gider bağlantısı ister; karşılığında damacana taşıma, depolama ve depozito yükünü kaldırır ve tüketim arttıkça birim maliyeti belirgin düşer. Damacanalı sebil ise tesisat gerektirmez, yer değiştirebilir, ama lojistiği süreklidir. Kalabalık ve sabit bir ofiste şebeke bağlantılı, küçük veya sık yer değiştiren birimlerde damacanalı çözüm daha makuldür. Her iki durumda da filtre değişim periyodu ve filtre birim fiyatı şartnameye ayrı kalem olarak yazılır.
Ekipman şartnamesinde “veya dengi” nasıl yazılır?
Mutfak ekipmanında denklik ölçütü performanstır: kapasite (L veya fincan/saat), bağlantı biçimi, dış ölçü, gövde malzemesi, güç ve emniyet donanımları. Bir kıyas modeli verilecekse, bu altı ölçüt tabloda açıkça listelenir ve “bu ölçütleri sağlayan eşdeğer cihazlar kabul edilir” denir. Ölçüt yazılmadan kullanılan “veya dengi” ifadesi hiçbir şeyi tanımlamaz.
Şartname yazımıyla ilgili ortak sorular
Şartnameye marka yazabilir miyim?
Kural olarak hayır: 4734 sayılı Kanunun 12 nci maddesi şartnamede belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilmesini yasaklıyor. İki istisna var — ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması. Bu hâllerde “veya dengi” ifadesi eklenmek şartıyla marka belirtilebilir. Denklik ölçütünü de yazmak kanunen zorunlu değildir ama muayene aşamasındaki tartışmayı bitirir.
Şablonu kendi kurumumuz için değiştirebilir miyim?
Evet. Word dosyası düzenlenebilir; madde metinlerini, kalem satırlarını ve nokta nokta bırakılan alanları serbestçe değiştirebilirsiniz. Kaynak gösterme veya izin alma zorunluluğu yoktur, kayıt da istenmez.
Bu sorular bütün malzeme gruplarında aynıdır. İdari şartname farkı, doğrudan temin kullanımı ve şablonun koşulları dâhil beş sorunun tamamı Teknik Şartname Örnekleri sayfasında.
Kaynaklar
- 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu — Şartnameler (madde 12) ve ihale dokümanının içeriği (madde 27), Resmî Gazete 22.01.2002/24648
- Teknik şartname yapısı için referans alınan kamu belgeleri: üniversite idari ve mali işler daire başkanlıkları ile bilimsel araştırma projeleri birimlerinin yayımladığı mal alımı teknik şartnameleri ve birim fiyat teklif cetveli standart formları.
Kaynakları nasıl seçtiğimiz, sayıları nasıl doğruladığımız ve tarihlerin ne anlama geldiği yayın ilkelerimizde yazılı. Bir hata gördüyseniz info@aksco.com.tr adresine yazın; doğrulanan hatalar düzeltilir.
İhtiyaç listenizi gönderin, teklifiniz 1 iş günü içinde hazır olsun.
Liste, fotoğraf veya Excel — nasıl kolaysa öyle gönderin. Standart kalemlerde çoğu teklif aynı iş günü çıkar. Özel üretim, ithalat veya 50+ kalemlik listelerde süre uzayabilir; ne kadar süreceğini talebi aldığımız gün yazılı olarak bildiririz.